Обязанности:

Обеспечение рабочего места руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих их эффективной работе;
Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря совещаний и переговоров;
Прием и распределение документов. Проверка правильности их оформления;
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей;
По поручению руководителей составление писем, запросов, докладных записок, поручений и других документов;
Организация приема посетителей;
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителями (сбор и контроль предоставления необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
Ведение протоколов заседаний, совещаний, рабочих групп с участием руководителя и контроль их исполнения (по поручению);
Организация (сопровождение) мероприятий в соответствии с протоколом (поздравления, награждения и пр.);
Осуществление доведения поручений руководителей до структурных подразделений, контроль своевременности исполнения, ведение задачника;
Контроль поступления и исполнения срочных документов, своевременное доведение информации до руководителя, структурных подразделений;
Ведение делопроизводства, определение исполнителей;
Ведение списка рабочих групп, комиссий и пр., в состав которых входят руководители. Своевременное оповещение организаторов об отсутствии руководителей;
Техническое сопровождение командировок (заказ авиабилетов и билетов на поезд, обеспечение транспортом, бронирование гостиниц);
Выполнение поручения руководителей Учреждения.

Требования:

Оконченное образование (высшее);
Уверенный пользователь ПК, пакета MS Office;
Знание правил документооборота;
Знание русского языка, грамотность, коммуникабельность, исполнительность, инициативность, добросовестность, педантичность в работе с информацией, внимательность к мелочам.

Вашим преимущество будет, если вы:

Имеете опыт работы Секретарем/ Офис-менеджером/ Администратором;
Сначала попробуете найти информацию самостоятельно, а потом задаете дополнительные вопросы;
Вас не пугает многозадачность;
Легко устанавливаете контакт с новыми людьми;
Понимаете, что такое деловой этикет и обладаете навыками деловой коммуникации с разными категориями людей.

Что мы предлагаем:

Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня;
График работы: 5/2, полный рабочий день (с 9:00 до 18:00, по пятницам - до 17:00).
Стабильная, без задержек заработная плата 2 раза в месяц на банковскую карту;
Ежеквартальные премии по результатам работы;
Ежегодный оплачиваемый отпуск - 28 дней + 4 доп.дня за ненормированный рабочий день;
Место работы: МФ и НП НСО, Красный проспект, 18;
Трудоустройство в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Региональный Информационный центр» (подведомственное учреждение министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области / https://mfnso.nso.ru/page/4182).

Секретарь руководителя