Секретарь на ресепшен

Обязанности:

Зона ресепшен:

• ведение деловой переписки в зоне ответственности;
• прием и распределение входящих телефонных звонков, ведение базы данных контактов;
• организация переговоров посредством ВКС и телефонии;
• ведение справочников и календарей с праздничными датами, подготовка и направление поздравлений;
• обеспечение приема посетителей и организационно-технического сопровождения встреч/переговоров;
• travel-support (оформление командировок «под ключ»);
• обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка воды, чая, кофе и т.д.);
• обеспечение коммуникационной, информационной и документационной поддержки работы сотрудников;
• заказ курьеров, отправка почты;
• взаимодействие со службами арендодателя.

Работа с документами:

• ведение документооборота компании (прием, регистрация, распределение, контроль прохождения входящей/исходящей документации);
• подготовка приказов, распоряжений, писем и иных служебных документов по поручению руководства;
• ведение электронной базы данных документов и архива;
• анализ документов, поступающих на подписание генеральному директору (на предмет правильности оформления и наличия необходимых согласований);
• участие в процессе контроля исполнения документов и поручений генерального директора.

Требования:

• опыт работы на аналогичной должности, знание английского не ниже Intermediate, владение ПК на уровне уверенного пользователя, 1С документооборот (желательно).

Условия:

• оформление по ТР РФ;
• пятидневная рабочая неделя;
• расположение рабочего места - Центр международной торговли.