Обязанности:

Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами.
Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
Производить регистрацию и вести учет договоров.
Вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

Требования:

Должен знать:

организацию делопроизводства;

- схемы документооборота;

- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

- государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;

- инструкцию по делопроизводству;

- систему первичного кадрового учета;

- правила пользования вычислительной и организационной техникой (сканирование и ксерокопирование документов);;

Работать в программах Microcoft Office, Excel, 1С - Документооборот

- правила делового общения, деловой этикет;

-служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

Грамотно и вежливо вести диалог с клиентами

Организовывать полный контроль и ведение различных командировок (покупка авиа/ж/д билетов, бронирование гостиницы)

Еженедельная подготовка документов для отправления Почтой РФ контрагентам, работа с экспресс-доставкой.
Прием и отправка писем (электронных/бумажных)
Делопроизводство компании:
Работа с приказами, распоряжениями: подписание, регистрация, учет, хранение;
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
Приём документов на подпись Директору
подготовка и сопровождение совещаний, конференций

Условия:

Пятидневная рабочая неделя, два выходных дня (суббота и воскресенье).
Начало рабочего дня 08:30 ч. окончание 17:30 ч.

Офис-менеджер