Офис-менеджер с функциями хозяйки/хозяина офиса

Мы ищем офис-менеджера с функциями хозяйки офиса. Это человек, который следит за порядком в офисе и делает жизнь коллег комфортной.

Что будет входить в обязанности:

• обеспечение офиса: закупка продуктов питания, воды, посуды, канцелярских товаров, медикаментов и т.д.Поиск и работа споставщиками товаров;
• поиск и работа с поставщиками товаров;
• мониторинг кабинетов руководителей (наличие воды и стаканчиков, ручек и карандашей, порядок);
• мониторинг нескольких кухонь (наличие всего необходимого, с утра перед началом работы и в течение всего дня);
• контроль работы клининговой службы;
• прием входящих звонков и их распределение;
• помощь при организации корпоративов;
• оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса;
• взаимодействие с арендодателем офиса;
• ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, копирование документов, сканирование документов с занесением в информационную систему, заведение счетов в оплату, контроль по закрывающим документам;
• взаимодействие с другими сервисными службами компании (финансовый отдел, юридический департамент, отдел персонала, ИТ).

Обязанности по работе в команде (замена по необходимости):

• организация командировок для сотрудников (покупка ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц, заказ такси);
• отправка документов/посылок с курьером/курьерскими службами/почтой.

Чтобы справляться с задачами нужны:

• опыт работы секретарем или офис-менеджером от 1 года;
• умение работать со счетами, товарными накладными;
• уверенное владение приложениями MS Office;
• умение работать с большим количеством информации;
• грамотная письменная и устная речь;
• аккуратность и хозяйственность;
• высшее законченное образование.

Также вам помогут:

• опыт организаций командировок для сотрудников;
• опыт работы с документами.