Офис-менеджер/администратор офиса

Мы тут не справляемся: живем в режиме многозадачности и ищем вовлеченного, ответственного и инициативного сотрудника на должность офис-менеджера/администратора офиса, который сразу сможет включиться в выполнение задач.

От нас оформление по ТК, комфортный офис в тихом центре, чай, кофе, печенье, орешки на перекус, корпоративная мобильная связь. Если тебе интересно, откликайся на вакансию и мы обязательно вернемся к тебе с обратной связью.

Обязанности:

1. Основные функции офис-менеджера:

• Организация и координация работы офиса;
• Обеспечение "Welcome" функций;

2. Основные задачи офис-менеджера:

2.1. Организация и координация работы офиса:

• Прием и формирование заявок на канц. товары, продукты, хоз. товары, расходные материалы;
• Участие в процессах перемещений офиса;
• Контроль за обеспечением чистоты в офисе;
• Прием заявок на ремонт, обслуживание или замену офисного, бытового оборудования;
• Проведение инвентаризаций офисного оборудования;
• Выдача/учет смартфонов, сим-карт, контроль наличия денежных средств в ЛК;
• Прием телефонных звонков;
• Ежедневная проверка электронных, потовых ящиков по всем юр. Лицам, распределение писем по ответственным лицам;
• Встреча посылок, доставок, курьеров и т.д.;
• Организация поездок в соответствии с регламентом «Организация логистики гостей, подрядчиков, сотрудников», приобретение билетов;
• Решение прочих административно-хозяйственных вопросов офиса;

2.2. Обеспечение "Welcome" функций:

• Встреча гостей, обеспечение функций офис сервиса для руководителей и гостей (чай-кофе, помощь в подготовке к встречам);
• Информационное уведомления о назначенной встрече (для гостей), сопровождение прибытия;
• Контроль чистота переговорной комнаты и кабинетов руководителей после встреч с внешними гостями.

2.3. Координация потоков документооборота:

• Получение и регистрация входящей и исходящей документации от внешних контрагентов
• Работа с почтовыми отправлениями (подготовка, получение, отправка);

Прочее:

• Выполнение поставленных задач руководства.

Требования:

• Уверенный пользователь ПК (MS Office обязательно, Битрикс24);
• Нацеленность на результат, работа в режиме многозадачности, быстрая обучаемость, ответственность, коммуникабельность.

Условия:

• График 5/2,с 9:00 до 18:00
• Зарплата 2 раза в месяц
• Дружный коллектив