Специалист по документообороту (Департамента мероприятий и развития бренда)

Задачи:

Осуществление документооборота Департамента, а именно: заключение договоров совместно с руководителями проектов (в том числе ГПХ и с самозанятыми) и контрактов Департамента на всех стадиях: составление, согласование и подписание договоров, выставление и оплата счетов, обмен первичными бухгалтерскими документами, в т.ч. по ЭДО (акты, счета-фактуры, УПД и т.д.)

Ведение реестра договоров

Согласовывание договоров между всеми структурами организации

Обеспечение приёма, учёта, регистрации, контроля исполнения и сохранности документов

Отслеживание и контроль своевременной оплаты и предоставления закрывающих документов по договорам Департамента

Ежемесячное/ежеквартальное закрытие проектов совместно с руководителями проектов

Ведение списка поручений и задач руководителя Департамента сотрудникам блока

Осуществление совместно с ответственными по направлениям сотрудниками формирование бюджета Департамента и контроль его исполнения в течение сезона

Контроль за проведением закупочных процедур в соответствии с внутренними положениями организации

Предоставление плановые и прогнозные данные по исполнению бюджета Департамента

Осуществление деловой переписки Департамента по заданию руководителя

Обеспечение административно-хозяйственной потребности Департамента

Оформление командировок сотрудников и контроль отчетность по ним

Формирование отчетов о своей деятельности

Подготовка приказов на проведение мероприятий и отчетов к ним

Требования к квалификации и опыту:

Опыт работы с документооборотом (договоры, бухгалтерская документация) - от 3-х лет

Понимание документооборота, необходимого для работы

Понимание работы с первичной бухгалтерской документацией

Сильные навыки планирования

Исключительная грамотность

Практические навыки ведения деловой переписки и делового общения

Опыт работы в 1С «Предприятие», Directum, СБИС приветствуется

Личные качества:

Многозадачность и оперативность

Стрессоустойчивость

Высокая степень самоорганизации

Внимание к деталям

Проактивная позиция в работе

Персональная ответственность и вовлеченность в работу

Дополнительная информация:

Оформление в соответствии с ТК РФ

ДМС

Компенсация мобильной связи

Ключевые навыки

Работа в команде

Тайм-менеджмент

Организаторские навыки

Деловая коммуникация

Исполнительская дисциплина