Администратор в тренинговую компанию

Обязанности:

Согласование графиков проведения курсов с менеджерами и инструкторами,оптимизация логистики поездок на тренинги в регионы

Сбор оборудования для инструкторов по первой помощи по списку

Контроль наличия и обслуживание оборудования для тренингов в офисе

Контроль порядка в офисе

Прием звонков/заявок по телефону, емейлу/вацап и телеграмм

Прием, обработка заявок от физлиц на участие в тренинге

Организация курса первой помощи - рассылка информации слушателям, формирование групп

- Периодическая инвентаризация офиса

- Оформление и печать документов
для курсов ( счета, акты, протоколы, договоры, сертификаты, удостоверения, и др. документы)

Сбор информации по режиму работы инструкторов, ведущих курсы

Поиск и аренда помещений для проведения тренингов ( периодически)

Организация командировок (бронирование отелей, покупка
билетов, шпаргалок, наличие трансфера)

Координация работы водителя по доставке оборудования

Закупка товаров (канцелярия,бинты, угощения, бязь, вода, маски)

Прием закупленных товаров

Прием и отправка писем (почта,
курьер) Отправка/прием через отделение
почты

Внесение информации в Планфикс (информация по курсам,
командировкам, графикам,
расходам, контрагентам, оборудования)

Минтруд: Протоколы печать, Подготовка к загрузке, загрузка, вывод реестра и выписки, внесение номеров по реестру в наши протоколы.

Ведение нумерации сертификатов

Делопроизводство, в том числе хранение счетов и актов по хоз. деятельности ИП и ООО; хранение и архивирование документов по курсам

Требования:

высокий уровень самоорганизации и ответственности

• опыт работы в должности секретаря/администратора/личного помощника от 1 года
• умение анализировать и выбирать оптимальные условия для выезжающих в командировки сотрудников
• уверенный пользователь CRM систем

Условия:

• работа в офисе, после испытательного срока возможен гибридный формат, официальное оформление по ТК РФ, отличный коллектив удаленно