Административный менеджер /Офис-менеджер/ Делопроизводитель

В команду галереи НИМА рады принять человека, который будет обеспечивать комфортное функционирование офиса, настроит процессы документооборота, займется организацией командировок и корпоративных мероприятий для сотрудников.

Галерея НИМА откроется для посетителей в октябре 2024г.
В галерее планируются выставки скульпторов и художников, проведение различных культурных мероприятий, также будет функционировать ресторан и сувенирный магазин.
Адрес галереи: Москва, Барашевский переулок, д.4
Обязанности:

• контроль чистоты и порядка в офисных помещениях;
• организация комфортного функционирования офиса;
• закуп и учет продуктов питания и канцелярских товаров;

учет и обработка входящей и исходящей документации, участие в согласовании и подписании документации (в бумажном виде и в ЭДО);

• сканирование документации и распределение документации по архивным папкам;
• организация и ведение процесса документооборота;
• составление и ведение бюджета расходов по эксплуатации офиса, отчетности по затраченным средствам;
• оптимизация расходов;
• взаимодействие с поставщиками и подбор выгодных предложений по закупу продуктов, мебели, канцелярских и хозяйственных товаров;
  прием гостей;
• организация встреч, совещаний;
• ведение графика переговорной;
• контроль работы оргтехники и бытовой техники, взаимодействие с отделом IT и службой эксплуатации по вопросам закупа, ремонта и обслуживания данной техники;
• ведение учета оргтехники, бытовой техники и мебели в офисе, проведение ежегодных инвентаризаций;
• организация командировок сотрудников компании (бронирование билетов и гостиниц, оформление командировочных документов);
• организация корпоративных мероприятий и поздравлений сотрудников с днем рождения;
• предложения по улучшению/оптимизации контролируемых процессов;
• формирование и предоставлений различных отчетов в рамках деятельности, анализ итогов своей работы

• наличие опыта в данной области от 3 лет ;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать с программами Microsoft Office, Adobe PDF;
• опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС)
• опыт работы в ERP или CRM системах;
• готовность работать в режиме многозадачности;

• рабочий график – 5 дней в неделю с понедельника по пятницу, выходные – суббота, воскресенье, официальные государственные праздники;
• 8-часовой рабочий день с 10:00ч до 19:00ч с перерывом на обед (при необходимости готовы рассмотреть индивидуальный график);
• полностью укомплектованное рабочее место (оборудование, мебель и канцелярские товары);
• 28 дней оплачиваемого отпуска;
• оплачиваемый больничный лист;
• оформление официальное, согласно ТК РФ;
• возможность подключения к зарплатному проекту с выдачей золотой дебетовой карты Сбербанк

Вознаграждение:

• оклад – от 80 000 рублей после вычета налогов;
• премии – в конце года по типу "тринадцатой зарплаты". В перспективе введение системы KPI и системы персональной мотивации.
• индексация заработной платы - ежегодно

Бонусы:

• корпоративный мерч;
• корпоративные мероприятия;
• скидка на приобретение сувенирной продукции галереи в размере 30%;
• чай, кофе, сладости;
• возможность развития профессиональных качеств