Координатор проектов/помощник руководителя (Строительство)

Мы — динамично развивающаяся компания в сфере проектирование, монтажа и техническом обслуживание всех внутренних инженерных систем. Нашими постоянными клиентами являются Alcon Development, Ozon, отель Hilton, офис VK, Mail.ru, Delivery Club, и многие другие крупные предприятия. Мы поддерживаем партнерские отношения с крупными поставщиками и производителями оборудования. Компания "NIRMAX" имеет ряд благодарственных писем и хороших отзывов. В связи с расширением компании, приглашаем на работу в наш дружный коллектив Координатора проектов

Обязанности:

• Обеспечивать функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, воду, заправку картриджей, типографию, и другие товары по поручению непосредственного руководителя.
• Заказ пропусков на сотрудников и посетителей организации.
• Заказы для курьерской̆ службы.
• Принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки, передавать информацию сотрудникам кому адресовано, подшивать в соответствующие папки, вести учет.
• Обработка входящих и исходящих писем на всех общих эл.почтах, распределение/рассылка писем ответственным лицам.
• Ведение отчетности по входящим заявкам, звонкам, письмам.
• Ведение протокола совещаний, ознакомление сотрудника с ним.
• Вести делопроизводство (распределение документов по папкам, учет их, контроль наличия документов).
• Обеспечивать исправность офисного оборудования.
• Участвовать в организации корпоративных мероприятий.
• Формировать бюджет расходов на офисные нужды.
• Своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.
• Выполнять поручения руководства точно и в установленный срок.
• Отправка счетов на закупку, оплату товаров/услуг для обеспечения жизнедеятельности офиса под реестр.
• Организация и отправка писем посредством Почты России, еженедельный забор входящих писем с Почты России.
• Ежедневное ведение табеля сотрудников.
• Ведение Битрикс24, распределение входящих заявок, постановка задач в CRM, контроль общих папок на наличие актуальной информации.
• Подготовка коммерческих предложений и отправка их потенциальным клиентом с сопроводительным письмом.
• Контроль объявления Авито, ответы на запросы от потенциальных клиентов, уточнение контактов, передача информации ответственному лицу.
• Контроль оплаты счетов членских взносов СРО, подготовка пакета документов для плановой проверки.
• Контроль и обновление уставных документов, при необходимости.
• Подготовка договоров, ДС, для объектов Заказчиков, внесения корректировок/изменений в Договора, согласование или внесения корректировок в Договора по форме Заказчика
• Взаимодействие с юристами, подготовка форм документов по запросу юристов для подачи в суд.
• Взаимодействие с бухгалтерией компании: запросы актов-сверки, счетов, закрывающих документов, помощь в сборе документов (реализация) в отчетный период, запрос выгрузки банковских выписок.
• Подготовка договоров, ДС с Подрядчиками, внесения корректировок/изменений в Договора, согласование или внесения корректировок в Договора по форме Подрядчика.
• Ведение переписки (контакт) с Заказчиками с нуля и до завершения объекта
• Ведение переписки (контакт) с Подрячиком с нуля и до завершения объекта
• Подготовка документов формой КС-2, КС-3, КС-6 для сдачи и оплаты Заказчиком.
• Подписание КС, актов, ППР во всех инстанциях Заказчика
• Подготовка документов на справки ЗОС, загрузка документов на площадки,а также получение справок физически (АНО МПТЦ, Информтелесеть, Ростелеком)
• Сопровождение контракта – учет затрат, сроки, сопоставление с себестоимостью.
• Подготовка исполнительной документации по Заказчикам (маленькие клиенты), составление актов, подготовка сертификатов, паспортов, поиск документов, не вернувшихся с объектов, согласование данной исполнительной (форм) с Заказчиком, внесение корректировок.
• Выполнять поручения руководства в четко установленные сроки.
• Корректировка смет (коммерция)
• Запрос и оформление по требованию удостоверений на сотрудников компании.
• Контроль сроков действия удостоверений на сотрудников.
• Контроль сметчика и взаимодействие с ним (корректировка ВОР, создание УПД), прочее.
• Написание приказов на все действующие объекты.
• Ведение таблицы с действующими договорами, контроль сроков, контроль получения документов от сторон.
• Контроль и еженедельная подготовка дебиторской задолженности.
• Подготовка и формирование пакета документов для тендеров.
• Внесение информации об окончании сроков действия договоров

Требования:

• Высшее образование;
• Знание Битрикс24;
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point), 1С;
• Умение пользоваться Adobe Photoshop будет преимуществом;
• Знание основ деловой этики, правил делового общения;
• Готовность к разъездному характеру работы по Москве и МО;
• Способность работать с информационными потоками;
• Навыки систематизации данных;
• Самоорганизованность в работе;
• Отличные организаторские и коммуникативные навыки;
• Проактивность (работа на опережение);

Условия:

• График работы:5/2, с 10.00 до 19.00;
• Оформление по ТК;
• Испытательный 3 месяца;