Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные процессы в известных российских и иностранных компаниях.
Дружный коллектив компании Loftice ищет Регионального менеджера по зданиям и сооружениям для работы на территории иностранной табачной компании.
Обязанности:
- Координация технической поддержки офисов Клиента, которые включают в себя:
- Реализация программы переформатирования региональных офисов;
- Организация работ по переформатированию региональных офисов, оценка текущих вариантов размещения региональных офисов на соответствие с действующими стандартами, расчет, оценка и экономическое обоснование возможных вариантов оптимизации и/или перемещения офисов на новые локации, планирование и организация работ по поиску новых помещений и/или разделению существующих офисов с выделением и прекращением аренды избыточных площадей;
- Работа с документацией и электронными базами данных;
- Обеспечивать, контролировать и координировать процесс согласования договоров и дополнительных соглашений с контрагентами Компании, поставляющими товары/ оказывающими услуги, связанные с эксплуатацией зданий и офисов Компании (далее – Контрагенты), в локальной системе одобрения договоров Contract Approval System (далее – CAS);
- Создавать в электронной системе управления ресурсами Компании SAP (далее – SAP) заказы на оказание услуг в соответствии с потребностями отдела Администрация Москва, связанными с эксплуатацией зданий и сооружений;
- В случае необходимости разрабатывать проекты изменений договоров/ дополнительных соглашений согласовывать их с руководителем и полномочными представителями контрагентов, инициировать процесс внесения изменений в договоры;
- Контролировать сроки окончания действия договоров с контрагентами;
- По указанию руководителя и в указанные им сроки инициировать продление текущих договоров /заключение новых;
- Контролировать своевременность предоставления подписанных договоров в отдел Финансы Москва;
- Проверять соответствие предоставленных Контрагентами счетов и иных закрывающих документов фактически оказанным услугам, проверять их корректность. В случае выявления несоответствий незамедлительно информировать об этом руководителя;
- Контролировать своевременность подписания закрывающих документов уполномоченными лицами Компании и проведения оплат по ним;
- Предоставлять акты сверок в Центр бизнес операций отдела Финансы;
- Работа с бюджетом на закупку мебели, организацию переездов, перепланировку помещений, ремонт и техническое обслуживание:
- Совместно с Группой закупок отдела Финансы Москва вести переговоры с полномочными представителями Контрагентов на предмет возможного улучшения условий договоров, в том числе по рекомендациям работников других отделов Компании, осуществлять поиск новых Контрагентов в соответствии с требованиями Компании с целью последующего заключения с ними договоров на более выгодных по сравнению с текущими условиях;
- В процессе подготовки ежегодного бюджета осуществлять предварительный расчет бюджета необходимого для оплаты поставки товаров/оказание услуг в целях обеспечения нормального функционирования региональных офисов Компании;
- Оказывать консультационную поддержку ответственным работникам обособленных подразделений Компании по вопросам подготовки бюджета, корректировать его при необходимости;
- Организация офисов Компании;
- Обеспечивать соответствие помещений по месту нахождения ее обособленных подразделений требованиям российского законодательства и локальных нормативных актов Компании (в том числе в области гигиены, охраны труда и безопасности окружающей среды);
- По распоряжению руководства Компании осуществлять поиск офисных помещений по месту нахождения обособленных подразделений в соответствии с требованиями Компании. Выполнять оценку инвестиций в приобретение прав и ремонт помещений, проводить расчеты экономической эффективности;
- Заключать договоры аренды с арендодателями в соответствии с требованиями российского законодательства и Компании, организовывать утверждение всей необходимой технической документации для офисных помещений в соответствии с требованиями строительных норм и правил (СНиП), пожарной и электробезопасности (Госпожнадзор), санитарно-гигиеническими требованиями (СанПиН), Федеральным законом от 24.06.1998 г. № 89 «Об отходах производства и потребления» и т.д.;
- По запросу руководителя разрабатывать проекты организации офисного пространства, участвовать в выборе контрагентов для организации офисного пространства, осуществлять приемку работ / услуг по обустройству офисных помещений у соответствующих контрагентов по актам сдачи-приемки с целью осуществления дополнительного контроля и соответствия требованиям российского законодательства и организации наиболее эффективного использования офисного пространства в соответствии с требованиями Компании;
- Осуществлять инвентаризацию офисной собственности Компании в сроки, установленные Компанией;
- Предоставлять руководителю отчетность о проведенной.
- Взаимодействие с работниками Компании
- Своевременно выполнять иные указания руководителя, связанные с выполнением трудовых обязанностей, определенных трудовым договором, настоящей должностной инструкцией, локальными нормативными актами Компании;
- Руководство подчиненными работниками;
- Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей, определенных трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами Компании;
- Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины труда, требований локальных нормативных актов Компании. В случаях нарушения подчиненными работниками дисциплины труда, требований локальных нормативных актов Компании предоставлять информацию о нарушении Менеджеру по персоналу соответствующего региона;
- Вести учет рабочего времени подчиненных работников путем своевременного предоставления информации об отсутствии подчиненного работника на рабочем месте ответственному за учет рабочего времени отдела Администрация Москва;
- Своевременно доводить до сведения подчиненных работников информацию, поступающую от руководства Компании. Регулярно сообщать подчиненным результаты их работы, проводить ежегодную оценку их деятельности, составлять индивидуальный план развития, способствовать профессиональному росту и развитию подчиненных;
- Определять долгосрочные и краткосрочные цели и задачи для подчиненных работников в установленные сроки и в формате, соответствующем требованиям и нормам Компании. Контролировать выполнение поставленных задач в обозначенные сроки и в соответствии с требованиями к качеству работы, по мере необходимости корректировать задачи подчиненных работников;
- Соблюдение требований законодательства Российской Федерации и положений локальных нормативных актов Компании:
- Незамедлительно информировать руководителя о случаях нарушений работниками Компании требований законодательства Российской Федерации, связанных с деятельностью Компании, и положений локальных нормативных актов Компании.
- Контроль офисов которые находятся: Новосибирск, Омск, Томск, Кемерово, Барнаул; Новокузнецк; Красноярск; Абакан; Владивосток; Хабаровск; Иркутск; Улан-Удэ; Благовещенск; Комсомольск-на-Амуре; Братск; Магадан; Чита; Якутск; Южно-Сахалинск; Петропавловск- Камчатский; Сыктывкар.
Требования: - Технические аспекты разработки и ведения строительно-ремонтных работ офисных помещений (системы вентиляции и кондиционирования, сантехнические работы, электромонтажные, черновые работы и материалы, чистовая отделка, этапы проведения работ, соблюдение строительных норм и правил);
- Профиль образования – технический, желательно эксплуатация и ремонт инженерного оборудования/ зданий/сооружений;
- Черчение в AutoCad, Visio | подготовка планировочных решений / расчет электрических нагрузок сетей 220/380 В;
- Знание СНиП, СП, требований пожарной безопасности;
- Знание и опыт в реализации процессов организации строительства и эксплуатации территориально распределенных объектов;
- Успешный опыт реализации кросс функциональных / сложных проектов;
- Управление арендными отношениями;
- Успешное самостоятельное ведение проектов от выявления потребности до сдачи в эксплуатацию;
- Навыки работы в команде, ведение кросс-функциональных встреч и переговоров;
- Английский язык - свободное владение;
- Ориентированность на результат.
Условия: