Офис-менеджер

Вы инициативны, самостоятельны, организованы и хотите быть частью быстрорастущей компании с интересными задачами? Вас заинтересует наша вакансия!

Немного о нас:

Компания Bidzaar – это инновационный B2B SaaS для автоматизации закупок частных компаний. Мы помогаем бизнесам экономить, используя прозрачные тендерные процедуры и качественное взаимодействие с поставщиками.

Нам доверяют такие компании, как OZON, Детский мир, Пивоваренная компания Балтика, ГК Ренна, Билайн, ТELE2, Сеть аптек 36,6, INVITRO, Л’Этуаль, Gloria Jeans, Dodo Brands, Azimut hotels, Фабрика кухонь Мария, РОЛЬФ и еще более 500 частных компаний, включая 35 из списка Forbes-200.

Наша миссия: «Мы строим экономические отношения будущего в интересах каждой компании и всего общества»

Bidzaar.com – это молодая компания, основана в октябре 2019 года. С тех пор мы растем х5 ежегодно. При этом мы сознательно придерживаемся очень консервативной политики роста коллектива и стремимся сохранить нашу уникальную атмосферу.

Задачи для офис-менеджера:

• Работа с закрывающими документами: сбор, сопровождение согласования, передача в бухгалтерию;

• Организация единого платежного дня: сбор счетов/актов, оформление в Е1 ВДО, сопровождение согласования;

• Ведение реестра поставщиков;

• Подписание документов: сшивка, сопровождение согласования, передача на подпись;

• Контроль исполнения обязательств по договорам Поставщиками, за соблюдением сроков оплаты за оказанные услуги;

• Сбор стандартных документов для участия в закупках, грантах и прочих событиях;

• Оформление писем, расторжений и иных документов по шаблонам;

• Заключение договоров с новыми поставщиками;

• Оформление заказов в курьерскую и почтовую службы из офисов;

• Оформление заказов такси;

• Организация командировок;

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение реестра договоров, доверенностей в системе ЭДО;

• Обеспечение офисов: канцелярскими/хозяйственными/бытовыми товарами, чай/кофе, обслуживание техники, прием заявок сотрудников;

• Организация тимбилдингов в офисах;

• Ведение актуального справочника сотрудников компании с их контактами;

• Помощь ответственным за мероприятия менеджерам в подготовке и проведении мероприятия;

• Помощь коллегам в операционных процессах - сканирование, копирование документов, прием курьеров, исполнение иных поручений;

• Обеспечение надлежащего внешнего вида офиса в Москве (полив цветов, декор, контроль химчистки, уборки и пр.);

• Сопровождение индивидуальных переговоров с клиентами в Московском офисе (бронь переговорок, техническая подготовка, обеспечение гостеприимства - чай, кофе и пр.).

Наши ожидания от офис менеджера:

• Высокая самоорганизованность и самостоятельность;
• Опыт работы офис-менеджером от 1 года;
• Высокий уровень владения ПК, навыки работы с оргтехникой;
• Хорошие коммуникативные навыки, навыки телефонных и личных переговоров;
• Опыт взаимодействия с поставщиками;
• Знание документооборота: закрывающие документы, договорами, составления писем;
• Высокая обучаемость и работоспособность.

Преимущества работы у нас;

• Полное отсутствие бюрократии;
• Сильная команда;
• Оформление по ТК с первого дня;
• Работа в аккредитованной IT-компании;
• Компенсация 50% расходов на образование, полезное для работы (после испытательного срока);
• Прямое вовлечение фаундера компании;
• Супер-позитивный, поддерживающий и ценностно-ориентированный компактный коллектив;
• Комфортный офис м.Cокольники, 3-я рыбинская 17.