Обязанности:

Прием и распределение телефонных звонков;
Ведение реестра входящей и исходящей документации;
Подготовка ответов на запросы, поступающие от подразделений (бухгалтерия, отдел кадров и др.);
Встреча посетителей, в том числе кандидатов на трудоустройство, получение первичной информации о посетителях;
Оформление гостевых и постоянных пропусков;
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам офиса;
Бронирование переговорных комнат;
Ознакомление с офисом и рабочим местом новых работников в первый рабочий день;
Заказ, согласно заявке, авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц и трансферов для сотрудников офиса;
Организация командировок сотрудников офиса;
Заведение счетов на оплату и закрывающих документов в 1:С Предприятие;
Координация работы курьеров и водителей;
Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей;
Составление заявок на отправку корреспонденции и их отслеживание (почта, курьер), ведение документооборота отдела;
Составление СЗ, писем, регистрация и отправка ответственным лицам;
Ведение учета, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой и организация хранения внутренней документации (заявки на авиа, ж/д, трансфер, курьерские и автомобильные услуги, заявки и служебные записки на поставку канцтоваров, оргтехники, товаров хозяйственного назначения и мебели);
Выполнение поручений Руководителя в пределах своей компетенции;
Работа с ЭДО;

Требования:

Среднее образование, высшее образование: делопроизводство, бухгалтерский учет;
Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
Знание программ Microsoft Word, Excel, Outlook, ЭДО, 1С;
Пунктуальность, коммуникабельность, неконфликтность, обучаемость, грамотная устная и письменная речь;

Администратор офиса