Задачи:

планирование, координация и организация рабочего дня руководителя и управления;
ежедневное оповещение и информирование руководителя о запланированных мероприятиях, внутренних событиях, поставленных задачах;
рассылка поручений руководителя, контроль сроков исполнения поручений;
подготовка обзорной информации к планируемым встречам руководителя (сбор необходимых материалов, подготовка материалов для презентаций);
travel-поддержка руководителя (заказ билетов, транспорта, гостиниц, регистрация на мероприятия и др.), оформление командировок;
взаимодействие с другими работниками управления и подразделений Университета;
работа с документами – входящие письма, приказы, распоряжения, информационные письма, служебные записки, входящая/исходящая почта, поддержание деловой переписки;
работа с бухгалтерской документацией, оформление заявок в оплату в системе электронного документооборота; проверка, подписание и отправка по почте накладных контрагентам.
запуск в оплату приказов по переработкам в выходные и праздничные дни работникам, которые работают по графику в системе электронного документооборота;
составление и оформление бюджета;
прием и распределение входящих звонков и входящей и исходящей корреспонденции;
прием и координация посетителей;
подготовка (отслеживание, согласование по поручению руководителя) проектов приказов, распоряжений, информационных писем, служебных записок в системе электронного документооборота.
ведение архива (номенклатура дел);
ведение табеля управления;
ведение графика отпусков;
отслеживание памятных дат (проф. праздники, дни рождения и др.), подготовка и рассылка поздравлений;
выполнение отдельных поручений руководителя.

Требования:

высшее образование, дополнительное обучение на специальных курсах (секретарское дело, архивное дело, делопроизводство) приветствуется;
опыт работы от 1 года;
высокий уровень грамотности (устная и письменная речь);
уверенный пользователь ПК, знание Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook и т.д.), Консультант Плюс, WhatsApp, Telegram, 1 С; владение офисной техникой;
знание порядка ведения делопроизводства и правил оформления документов;
умение работать с большим объемом информации в режиме многозадачности;
опыт административной работы в должности ассистента (помощника) руководителя будет Вашим преимуществом;
знание иностранных языков приветствуется;
коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость, отзывчивость, доброжелательность, аккуратность, организованность, пунктуальность.

Условия:

полная занятость, полный день;
график работы 5/2 в очном режиме, рабочий день с 9:00 до 17:30;
возможность самореализации в одном из престижных научно-образовательных центров с мировым именем;
комфортабельное рабочее место;
конкурентная заработная плата;
высокоразвитая социальная сфера (спортивный комплекс, концертный зал, базы отдыха, библиотека, корпоративные мероприятия);
дружный коллектив Политехников;
оформление в соответствии с ТК РФ;
своевременная выплата заработной платы;
шаговая доступность от метро, возможность работать вблизи ст. м. Политехническая.

Ведущий документовед (Управление гражданской безопасности)