Координатор проекта (Цикловая конференция)

АО «Валента Фарм» – российская инновационная фармацевтическая компания, основанная в 1997 году и сфокусированная на разработке и производстве новых оригинальных препаратов. Мы входим в топ 3 российских фармацевтических производителей. В компании «Валента» работают более 1 500 человек, которых объединяют амбициозные задачи, стремление к развитию системы здравоохранения и медицинской науки.

Обязанности:

• Участие в проведении закупочной процедуры и выборе поставщиков по креативу и обучению для ЦК 2025;
• Подготовка план-графика проекта с детализацией всех этапов, сроков проведения и ответственных сотрудников (на примере шаблона прошлой ЦК) и контроль его исполнения;
• Организация и координация регулярных встреч и статусов с рабочими группами по ЦК;
• Подготовка информационных рассылок для всех участников ЦК на всех этапах (организационные письма, расписание репетиций и выступлений спикеров на открытии и закрытии, расписание программы обучения по департаментам, график грима и др.);
• Участие в разработке и подготовке всех этапов ЦК (сценарий, коммуникационные материалы, сайт мероприятия, выбор ведущих и режиссера, выбор площадки проведения ЦК, расписание программы обучения, подготовка тимплейта для спикеров и др.);
• Регулярная коммуникация и информирование креативного агентства и агентства по обучению о вносимых изменениях (в план-график, сценарий, расписание и др.) и согласование дополнительных действий (в случае необходимости);
• Подготовка регулярных статус-отчетов в виде презентации (минимум 1 раз в мес.);
• Координация подготовки обучающей программы (запись статусов и видео встреч, ведение папки с видео записями, организация встреч по обучению между командой Валенты и контрагентом, актуализация плана-графика и др.);
• Координация ЦК на площадке и контроль за работой агентства в студиях (1 день репетиции и 4 дня мероприятия);
• Рассылка грамот, поздравительных писем для сотрудников компании АО «Валента Фарм»;
• Подготовка отчетной папки по ЦК (итоговые договора, акты, соглашения, сметы, отчетные документы, фотографии, видео).

• Опыт подготовки и реализации крупных мероприятий "под ключ";
• Опыт проведения тендеров;
• Грамотное управление документооборотом;
• Коммуникабельность, грамотное выстраивание коммуникации между участниками процесса подготовки к ЦК.

• Договор ГПХ до 28.02.2025;
• Официальный оклад;
• График 5/2;
• Офис: ул. Рябиновая 26, стр. 10.