Управляющий офисом / Офис-менеджер / Сотрудник административного отдела / HR

В дружный коллектив динамично расширяющейся группы торгово-промышленных компаний требуется управляющий офисом группы компаний.

Управляющий офисом группы компаний - это главное звено, обеспечивающее функционирование организации именно с административной, хозяйственной и управленческой стороны. Тот человек, который аккумулирует и синтезирует всю входящую и исходящую информацию, он знает всё про правильное делегирование и умеет тактично напоминать всем участникам взаимодействий про ключевые задачи и контролировать их исполнение.

Место локации проекта – БЦ Меркурий и три удаленных офиса.

Это удобное место – вблизи от исторического центра города Волгограда. С прекрасной пешей и транспортной доступностью.

Обязанности:

• Обеспечение функционирования офиса (держать всё в состоянии готовности)
• Наведение уюта в офисах (с участием подконтрольных уборщиц)
• Встреча на ресепшене партнеров, кандидатов и стажеров, создание им гостеприимной атмосферы в соответствии с брендом и имиджем компании
• Выдача сотрудникам и стажерам техники, хранимой в заряженном нормальном виде, подготовка техники к использованию
• Включение сотрудников в работу (где рабочее место, где что…)
• Сопровождение составления и передачи заявки на закупкурасходных материалов, техники и оборудования от подразделений закупщику (офис-маги, вода, озоны, ситилинки и тд.)
• Управление персоналом в выстраивании качественного сервиса
• Работа с провайдерами: администрация офиса, интернет-провайдеры, операторы сотовой связи на предмет урегулирования проблемы/ вопросами
• Поиск, вызов и контроль сторонних сервис-провайдеров (ремонт жалюзи, кулеров, электрики, мебельщиков, фурнитурщиков), почтовые и службы доставки
• Ведение документооборота и деловая переписка (письма, запросы и тд.)
• Прием входящих звонков
• Работа с обратной связью – партнеры, клиенты
• Работа с интернет-банками и поддержка бухгалтера по платежам
• Работа с оргтехникой (типа подключить телевизор к ноутбуку по вай-фаю…)
• Налаживание технической коммуникации (встречи в зум и тд.)
• Налаживание реал-коммуникации (сбор сотрудников на планерки)
• Ведение учета рабочего времени, посещаемости сотрудников в CRM
• Контроль и ротация персонала
• Регламентация процессов и внедрение их в работу
• Решение общих проблем на регулярной основе
• Отслеживание эмоционального фона сотрудников, помощь штатному психологу
• Помощь персоналу при авральной нагрузке

• Базовые знания ПК (Word, Excel)
• Внимательность и исполнительность
• Коммуникабельность и позитивность
• Дисциплинированность и организованность.
• Ответственность
• Пунктуальность
• Стрессоустойчивость
• Грамотная речь, хорошая дикция, знание русского языка на уровне уверенного пользователя (С1) в письменном виде
• Знание разговорного английского языка приветствуется
• Знание основ и ведение деловой переписки и документооборота
• Принципы поддержания порядка и санитарии в офисных помещениях
• Должностная инструкция администратора офиса
• Нормы общения с внешними агентами и провайдерами и посторонними посетителями
• Управление организационной структурой и кадровым составом работников комплекса
• Действующие нормы санитарии и пожарной безопасности
• Общие компетенции по соблюдению управленческой дисциплины

• Комфортный уютный офис в центре города
• График работы: 5/2 с 8.30 до 18.30 (без переработок, или с дополнительной оплатой)
• Оформление в соответствии с ТК РФ
• Корпоративная мобильная связь
• Стабильная ЗП (выплата 2 раза в месяц)
• Дружный коллектив профессионалов
• Поддержка инициатив
• Стабильное профессиональное и личностное развитие

• Работа в развивающейся компании, с интересными проектами и задачами

Если ты толковый активный сотрудник – мы готовы встретить тебя.