Секретарь-референт руководителя

Обязанности:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Сопровождение руководителя на мероприятия и переговоры;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение второго помощника;

— Прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Требования:

Второй помощник руководителя обязан знать:

— Структуру организации, всех сотрудников и их функционал;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этика, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведение переговоров, составление писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Прочие требования:

— Наличие свидетельства (диплома) ФГБПОУ "Колледж МИД России" (либо иного учебного заведения) об освоении программы повышения квалификации секретарей-референтов (делопроизводителей, помощников руководителей);

— Приветствуется диплом специалиста или бакалавра в области права или менеджмента или опыт работы не менее 2х-3х лет на должности секретаря/помощника руководителя;

— Соблюдение делового дресс-кода (ношение исключительно светской одежды);

— Неконфликтность, стрессоустойчивость, многофункциональность;

— Ответственный подход к работе;

Условия:

— График работы 5/2 с 10:00 до 18:00 (сб, вс - выходные);
— Трудоустройство по ТК РФ;
— Работа в комфортабельном офисе в центре Москвы.