Офис-менеджер

В департамент внешних коммуникаций требуется офис-менеджер. Сотрудник, который сможет курировать и координировать работу подразделения в части решения всех бюрократических вопросов и сопровождения операционной деятельности. Мы ищем активного, позитивного сотрудника, который будет не только решать документационные задачки от бухгалтерии, но и формировать и поддерживать комфортный климат в коллективе.

Ставка декретная, но, если мы подойдем друг другу, предусматривается дальнейшее трудоустройство не на декретную ставку. Нам нужен надёжный сослуживец на долгие годы.

Обязанности:

• Документооборот:

Подготовка документов для проведения закупочных процедур;

Подготовка и администрирование договоров в системе электронного документооборота;

Контроль за соблюдением сроков исполнения документов, поручений;

Ведение общения со сторонними компаниями от имени организации по электронной почте и телефону;

Организация командировок сотрудников (заказ билетов, бронирование отелей при направлении сотрудников в командировки и служебные поездки);

Подготовка внутренних нормативных документов, контроль их исполнения;

Оформление различных заявок через СЭД;

Работа в 1С (подготовка плана платежей, оформление заявок на оплату и т.д.)

Контроль оборота первичной документации;

• Взаимодействие с руководителем:

Помощь руководителю в контроле поручений сотрудникам;

Передача документов на подписание руководителю;

Постановка задач сотрудникам отдела от руководителя;

Обеспечение операционной поддержки руководителя.

• Взаимодействие с сотрудниками отдела:

Координация и контроль исполнения поручений, взаимодействие с сотрудниками и подразделениями;

Оформление заказа на канцелярскую продукцию;

Координация финансовых сборов на дни рождения сотрудников отдела;

Помощь сотрудникам офиса в текущих задачах, связанных с документооборотом;

Ведение протоколов совещаний, последующее информирование коллег о результатах в общем чате;

• Другие задачи:

Подготовка еженедельных и ежемесячных отчетов;

Работа с офисной техникой: создание и форматирование документов, печать, сканирование;

Работа в программах Диадок и Bitrix24;

Связь с сотрудниками компании, информирование, адаптация новых сотрудников;

Ведение таблиц, календарей с важными событиями и датами.

• Наличие высшего профессионального образования;
• Опыт работы в аналогичной должности;
• Знание основ делопроизводства;
• Знание офисных программ, систем электронного документооборота (Диадок, 1С, Bitrix24, СЭД, Microsoft Office);
• Коммуникабельность, целеустремленность, ответственность.

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• График работы 5/2 (предусмотрены дополнительные дни к ежегодному отпуску, если Вы работаете в режиме ненормированного рабочего дня);
• Достойная материальная мотивация: конкурентоспособный уровень заработной платы, дополнительные выплаты за особые достижения, материальная помощь при жизненно-важных событиях и др.;
• Интересные задачи и множество возможностей для карьерного роста;
• Заботимся о здоровье сотрудников: качественная программа ДМС, включая стоматологию и экстренную медицинскую помощь – для Вас и Ваших детей (заботимся о маленьких с самого рождения!);
• 1 раз в неделю на территории Главного офиса работает врач общей практики, к которому можно легко записаться на прием;
• Рабочее место в комфортном офисе класса А+ в 5-ти минутах ходьбы пешком от ст.м. «Московские ворота» (бесплатная парковка рядом с офисом);
• В компании работает Корпоративный университет, который не только организует профессиональное обучение у лучших внешних поставщиков, но и активно развивает программы внутреннего повышения квалификации. А еще у нас есть доступ к библиотеке Альпина с телефонов (для скачивания доступно более 4000 книг на различные темы).