Офис-менеджер

1. Обработка входящей/исходящей корреспонденции:

• ведение реестров вх./исх. корреспонденции;
• ведение архива вх./исх. корреспонденции;
• оформление писем для отправки Почтой России;
• обработка входящей корреспонденции и передача ее в работу исполнителям;
• оформление заявок для доставки документов по городу (для штатного курьера);
• работа с курьерскими службами (межгород)

2. Обеспечение жизнедеятельности 2-х подразделений компании (офиса и производственной площадки):

• снабжение канцелярией, хоз. товарами, продуктами;
• заказ питьевой воды, своевременная сан. обработка кулеров;
• контроль своевременной оплаты счетов (хоз. расходы, аренда офиса, интернет, мобильная связь, стационарная связь, IT обслуживание, уборка помещений и пр.), взаимодействие с бухгалтерией;
• поддержание чистоты и порядка в офисе.

3. Обслуживание офисной и бытовой техники (по 2-м подразделениям):

• взаимодействие с сотрудниками обслуживающей IT компании (контроль работы по жалобам сотрудников на работу техники, согласование заявок на ремонт/покупку оборудования, обсуждение модернизаций и пр.)
• обслуживание МФУ (ремонт, заправка картриджей)
• обслуживание кофемашины (чистка, замена комплектующих, своевременное тех. обслуживание)

4. Ведение внутреннего документооборота:

• изготовление, согласование, подписание, хранение приказов;
• подписание и хранение служебных записок;
• отправка корреспонденции между подразделениями компании;
• контроль за соблюдением процесса согласования документов перед подписанием у генерального директора.

5. Приём и распределение входящих звонков;

6. Ведение основной электронной почты компании;

7. Ведение деловой переписки, составление писем и других документов;

8. Взаимодействие с арендодателем по оперативным хозяйственным вопросам;

9. Взаимодействие с отделом продаж (ведение реестра заявок, поступающих от заказчиков);

10. Участие в организации корпоративных мероприятий;

11. Организация встреч, совещаний, формирование протоколов совещаний, рассылка протоколов участникам совещания;

12. Выполнение поручений руководителя (покупка авиабилетов, бронирование гостиниц, выполнение иных мелких поручений);

13. Выполнение дополнительных заданий и поручений от сотрудников компании в пределах своей компетенции (в т.ч. выполнение поручений сотрудников, работающих удаленно).

Требования:

• развитые коммуникативные навыки, активность, способность работать в режиме многозадачности;
• ответственность, исполнительность;
• грамотная письменная и устная речь;
• уверенный пользователь ПК, MC Office;
• навыки административно-хозяйственной деятельности;
• знание основ делопроизводства, орг. техники;
• опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
• образование не ниже среднего общего.

Условия :

• заработная плата 55 000 рублей на руки;
• график работы 5/2 с 9:00 до 18.00, в пятницу сокращенный рабочий день;
• работа в современном офисе рядом со ст. м. Балтийская;
• дружный коллектив;
• официальное трудоустройство.