Администратор / Юридический секретарь в Коллегию адвокатов c 14 до 23 часов

Коллегия адвокатов г. Москвы «Ковалев, Тугуши и партнеры» открывает позицию «Администратор / Юридический секретарь».

О Коллегии адвокатов «Ковалев, Тугуши и партнеры»

• 20 лет юридической практики
• 40+ юристов
• 50% коллектива Коллегии адвокатов работают вместе уже более 10 лет

Команда Коллегии успешно ведет дела по защите интересов крупнейших компаний в сложных трансграничных спорах и часто выступает в качестве глобального координатора. Многие судебные дела стали прецедентными, качественно изменив режим ведения бизнеса клиентов.

Юристы Коллегии успешно защищают интересы доверителей в Конституционном Суде РФ, Верховном Суде РФ и нижестоящих судах. Консультируют в рамках международных разбирательств в судах Великобритании, Швейцарии, Нидерландов, Кипра, Республики Ирландии, Британских Виргинских Островов, Шри Ланки, Гернси, Южной Кореи, Китая, Турции, Белоруссии, Узбекистана. Юристы обладают обширным опытом подготовки правовых позиций и представления интересов в третейских разбирательствах по правилам UNCITRAL, LCIA, ICC, SCC, CAM CIETAC, HKIAC, DIAC, МКАС при ТПП РФ, РАЦ.

Коллегия занимает высокие строчки в национальных и международных рейтингах, в разные годы она отмечена в: Коммерсантъ, Российская газета, Forbes, ПРАВО-300, Арбитражная Ассоциация (РАА), THE LEGAL 500 и другие. Подробнее о рейтингах Коллегии и всех открытых вакансиях на сайте.

О вакансии «Администратор / Юридический секретарь»:

При оценке итогов работы Коллегии, было принято решение пересобрать «первую линию бренда» - административный корпус фирмы, разделив работу администраторов (секретарей) на 2 временных сегмента: «дневной» - с 9 до 18 часов, «вечерний» - с 14 до 23 часов (или с 15 до 24 часов).

В первую очередь, для нас является важным трудолюбие администратора, его позитивное отношение к работе и желание оказать профессиональную поддержку как сотрудникам, так и гостям офиса Коллегии.

Нас безусловно интересует аналогичный опыт работы кандидата и его знание различных функциональных областей, однако в большей степени мы ценим ответственное отношение к общему делу и внимание к деталям. Клиенто- и сотруднико- ориентированность для нашей команды – это не просто слова, а фундамент корпоративной жизни. Мы будем рады найти в административный корпус Коллегии того, кто на долгие годы станет неотъемлемой частью нашей профессиональной команды.

Вам подходит открытая позиция, если:

• Гостеприимство, позитив и забота – яркие качества Вашего характера.
• Вы уверенно пользуетесь оргтехникой: ПК, МФУ, принтер, ксерокс, сканер, телефон и т.п.
• Вы трудолюбивый человек. В нашей Коллегии уровень дохода напрямую связан с желанием сотрудника эффективно и много работать, поэтому, если у Вас появится желание увеличить свой доход, это – возможно.
• Английский язык B1: Вы обладаете необходимым уровнем для встречи иностранного гостя, ответа на входящий телефонный звонок, ознакомления с запросом в общих чертах и перевод звонка на профильного сотрудника фирмы.
• Деловой дресс-код (business formal / business casual) – это действительно комфортная для Вас форма одежды на каждый день. На юридическом рынке - классический деловой стиль одежды является нормой. В Коллегии принято Положение о дресс-коде и деловом этикете.

Что предстоит делать (главные направления работы):

1. Заботиться о гостях: встречать, провожать в переговорную комнату, предлагать чай/кофе/конфеты
2. Заботиться о руководителях: чай/кофе/обед/ужин/личные поручения
3. Оказывать секретарскую поддержку юристам
4. Принимать, фиксировать и переадресовывать сотрудникам компании входящие звонки
5. Бронировать переговорные комнаты
6. Распределять входящую корреспонденцию
7. Работать с документами: создавать, редактировать, печатать, сканировать, копировать, сшивать, брошюровать, передавать на подпись, подготавливать опись документов, утилизировать (шредер) и др. Для этого Вам необходимы базовые навыки работы с оргтехникой и программами (Word, Excel, PowerPoint и др.)
8. Travel-поддержка руководителей (покупка авиа, ж/д билетов, бронирование отелей и ресторанов, заказ такси, визовая поддержка и т.д.)
9. Вести рабочий календарь (создание, прием, перенос, отмена встреч, организация повторений и т.д.)
10. Поддержание остатков на складе:
    - канцелярские товары
    - продуктовый склад (чай, кофе, молоко и др.)
    - бытовая химия
11. Сопровождать переговоры / совещания / корпоративные мероприятия (бронирование переговорных комнат по заявке сотрудников, расстановка бутылочек с водой и письменных принадлежностей, заказ и сервировка деловых завтраков/обедов/ужинов при необходимости и др.)
12. Контроль за работой клининга, соблюдением порядка в офисе (при необходимости организация и контроль за мелкими ремонтными работами). В том числе, контакты с субподрядчиками, поддерживающими функционирование офиса
13. Прием и обработка заданий для курьера: планирование и распределение загрузки, согласование заявок, внесение в рабочий календарь
14. Адвокатское производство (ордеры и запросы): оформление ордеров, ведение реестра, контроль за ведением реестра запросов
15. В редких случаях: отправка и получение документов/посылок на почте, исполнение поручений в банке / у нотариуса
16. Финансовый блок и проекты: контроль и учет расходов, отчетность
17. Участвовать в организации поздравлений сотрудников фирмы с Днем Рождения (подписывать открытку, помогать имениннику расставлять угощения, приглашать коллег на праздник)

Что мы предлагаем:

• Стабильная зарплата от 50 000 руб. в месяц (оплата 2 раза в месяц, день в день, без нарушений). В нашей компании уровень дохода напрямую связан с Вашим желанием эффективно работать, поэтому, если у Вас появится желание увеличить свой доход, это исключительно в Ваших руках. Мы будем рады принять в свою команду трудолюбивого человека и достойно оплачивать его работу.
• Страховой полис ДМС АО «АльфаСтрахование». Оформляется после испытательного срока (в страховку входит обширный список медицинских учреждений, есть возможность выбрать наиболее подходящее для Вас).
• График:
  Пятидневная рабочая неделя, суббота и воскресенье – выходной.
  Все выходные (праздничные) дни в соответствии с Производственным календарем.

• Обучение и наставничество на период испытательного срока.

График работы:
2-я смена – с 14:00 до 23:00 (или с 15:00 до 24:00)
✔ гибкость: окончание рабочего дня 2-й смены по согласованию с руководством
✔ взаимозаменяемость: распределение нагрузки административного корпуса

• Процесс трудоустройства:
  1. Online-знакомство
  2. Собеседование в офисе
  3. «Тестовый день» 3-4 часа в офисе с простыми заданиями, это полезно не только для нас, но и для Вас, чтобы лучше понять, подходит ли Вам предложенная работа
  4. Испытательный срок от 1 до 3 месяцев (может быть сокращен и не влияет на заработную плату)
• Коллектив и офис:
  ✔ 50% коллектива работают вместе уже более 10 лет. Мы будем рады, если Вы станете частью нашей дружной и позитивной команды.
  ✔ Офис расположен в Хамовниках, одной из самых престижных локаций Москвы. Ближайшее метро Киевская (600 метров). Комфортный и красивый офис на набережной с летней верандой.
• Перспективы роста внутри компании:
  ✔ Корректно обсуждать в зависимости от Ваших уникальных качеств, а также образования и желания развиваться. Можно выделить несколько «точек роста» в направлениях: административный отдел (личный помощник руководителя/группы); отдел маркетинга; бухгалтерия и другие.

Если Вам интересно познакомиться и пройти собеседование, заявите о своем желании откликом на нашу вакансию.