Начальник общего отдела / Ассистент руководителя

Должностные обязанности:

Отдел протокола

- Руководство отделом (3 чел. в подчинении),

- Подготовка справок и презентаций к совещаниям,

- Ведение протоколов совещаний, встреч, заседаний рабочих групп,

- Контроль исполнения сроков по поручениям,

- Работа в системе МОСЭДО (контроль сроков, подготовка ответов, размещение поручений и пр.),

- Подготовка писем, ответов, служебных записок;

- Подготовка справок, аналитических отчетов, презентаций по запросу;

- Подготовка и проведение мероприятий с участием руководителя, в том числе в вышестоящих ОИВ Правительства Москвы,

- Сопровождение Руководителя на совещаниях;

- Сбор необходимой информации от подразделений Учреждения, взаимодействие с подразделениями на постоянной основе;

- Контроль и руководство подчиненными работниками (2-3 чел.),

- Составление локальных нормативных актов (инструкций, положений, регламентов).

Общий отдел

- Руководство отделом (5 чел. в подчинении).

- Организация системы документооборота, в том числе электронного документооборота (СЭДО), учета отправленной и принятой корреспонденции,

- Обеспечение своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам,

- Полное сопровождение и контроль регистрации и ознакомления ответственных сотрудников с локальными нормативными актами, приказами, протоколами, поручениями и т.д.),

- Организация работы курьерской службы.

Отдел системного администрирования (IT-отдел)

- Руководство отделом (2 чел. в подчинении), отвечающим за функционирование ИТ-инфраструктуры учреждения, постановка задач, приоритизация, контроль их оперативного и качественного выполнения, мотивация сотрудников,

- Планирование, организация и контроль бесперебойной работы информационных систем и сервисов, серверного оборудования, оргтехники.

Требования к кандидату:

• опыт работы в сфере ЖКХ,
• опыт работы руководителем и управления коллективом,
• высокий уровень знаний программ Excel, PowerPoint,
• умение работать с большим объемом информации и эффективно распределять свое рабочее время,
• умение быстро и качественно составлять презентации,
• умение работать с онлайн-таблицами,
• умение работать со сводными таблицами в Excel.

Условия работы:

• график работы с 8-00 час. до 17-00 час.,
• ненормированный рабочий день,
• выплата заработной платы 2 раза в месяц без задержек.