Старший секретарь

Прием и распределение телефонных звонков;

Фильтрация входящей корреспонденции в большом объеме, поступающей по доступным каналам связи (Почта России, курьерская доставка, электронный почтовый ящик компании и пр.), в том числе, передача на регистрацию и хранение;

Встреча гостей, оформление пропусков, ведение журнала посетителей, информирование сотрудников о гостях, сопровождение до места проведения встречи, кофе/чай по запросу;

Обслуживание переговорных – обеспечение резервов переговорных по запросу, контроль соблюдения регламента встреч, обеспечение готовности помещений до и после встреч, наличия воды, канцелярии;

Административная поддержка сотрудников подразделений, в т.ч., бронь переговорных, организация встреч, поиск нужной информации, сотрудников, логистики, форматирование, подготовка и распечатка материалов, заказ канцелярии, контроль графика отпусков, оформление заявок, писем (аванс, техподдержка и пр.);

Замещение административных помощников на период отпусков, болезни и пр.;

Помощь приемной Генерального Директора при необходимости, а также выполнение разовых поручений приемной Генерального Директора (например, забрать пропуск/приглашение на мероприятие, отправить заявку, пригласить гостя и т.д.);

Контроль работы офиса, чистоты, наличия всего необходимого, тесное взаимодействие с АХО по этим вопросам;

Заказ офисных авто по запросу;

Взаимодействие с курьерами, ЧОП и пр.;