Ведущий специалист по документообороту

Обязанности:

• Работа с входящей корреспонденцией: прием (в т.ч. взаимодействие с секретарской компанией), регистрация и учет, распределение причастным согласно резолюции руководителя;
• Работа с исходящей корреспонденцией: подготовка проектов исходящих писем, регистрация и учет, подготовка описей исходящей корреспонденции, организация ее отправки почтой, нарочным или курьерской службой;
• Работа с внутренней корреспонденцией: подготовка проектов служебных и докладных записок, регистрация и учет внутренней переписки;
• Организация встреч, собраний, совещаний по запросам руководителей организации / ведение протоколов;
• Подготовка проектов организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения), регистрация и учет / контроль исполнения;
• Подготовка проектов простых локальных нормативных актов (регламенты, инструкции, описательная часть схем бизнес-процессов);
• Работа с электронным документооборотом в 1С Документооборот:
  • заведение карточек контрагентов;
  • заведение договоров и соглашений на согласование;
  • сопровождение процесса согласования договоров и соглашений / контроль за прохождением всех этапов согласования;
  • подписание договоров и соглашений после согласования / регистрация и учет подписанных документов;
  • администрирование 1С Документооборот / оказание методологической поддержки согласующим.
• Учет и ведение реестра договоров и соглашений;
• Формирование и ведение архива договоров и соглашений как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
• Выполнение обязанностей офис-менеджера: прием и распределение входящих звонков, взаимодействие с курьерской службой, закупка необходимой канцелярии и бумаги для обеспечения жизнедеятельности офиса, заказ воды и чайно-кофейной продукции, заказ пропусков, взаимодействие с клининговой компанией и т.д.

Требования:

​

• Образование высшее или среднее специальное / приветствуется филологическое, педагогическое, лингвистическое, библиотечное дело;
• Опыт работы от 1 года на аналогичной должности;
• Владение навыками работы в офисном пакете приложений MS Office (Word, Excel, Power Point),
• Опыт работы в СБИС Документооборот приветствуется;
• Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• рабочий день с 9 до 18 ч, пн-пт
• испытательный срок - 3 месяца
• официальное трудоустройство
• белая заработная плата от 80 000 рублей на руки.