Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Компании.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, своевременно осуществляет ознакомление и рассылку лицам участвующим в заседаниях и совещаниях .

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы, сканирует документы.

17. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса

18. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;

19. Контролирует чистоту и порядок в помещениях офиса.

20. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

21. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта компании.

22. Осуществляет с помощью правовых баз данных, Интернета, архивов поиск юридической информации по тематике, указанной юристом.

23. Анализирует найденную информацию и готовит список наиболее отвечающих заданной тематике нормативных актов.

24. Ежедневно знакомится с перечнем принятых и вступивших в силу нормативных правовых актов посредством баз данных, анализа "Российской газеты", специализированных юридических изданий и подготавливает юристу обзор наиболее важных нормативных правовых документов.

25. Разрабатывает проекты юридических документов (договоров, запросов, претензий, исков, жалоб) небольшого объема, сложности и представляет их юристу для корректировки и утверждения.

26. По поручению юриста выезжает в государственные и судебные органы, органы местного самоуправления, в сторонние организации для решения несложных юридических вопросов (сдача и получение документов, получение разъяснений, совершение иных юридических действий).

27. Осуществляет учет юридической документации.

28. Отвечает за корреспонденцию, направленную юристом и полученную для юриста.

29. Отчитывается перед юристом за результаты своей работы.

30. Выполняет иные служебные поручения юриста.

31. Выполняет отдельные служебные поручения в рамках должностной инструкции

Требования:

• Секретарь – делопроизводитель должен знать:

  - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

  - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

  - основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  - организацию делопроизводства;

  - методы оформления и обработки документов;

  - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

  - архивное дело;

  - машинопись;

  - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  - основы этики и эстетики;

  - правила делового общения;

  - основы организации труда и управления;

  - правила эксплуатации вычислительной техники;

  - основы административного права;

  - основы материального и процессуального права;

  - методические и нормативные материалы по правовой деятельности;

  - этику общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;

  - порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;

  - текстовые редакторы и специальное юридическое программное обеспечение;

  - основы трудового законодательства;

  - правила внутреннего трудового распорядка;

  - правила охраны труда и пожарной безопасности;

Условия:

• официальное трудоустройство
• доставка служебным транспортом
• премии, скидки на услуги компании