Event-менеджер

10 лет мы организуем мероприятия для дизайнеров. За это время форум Design Prosmotr стал культовым событием в сфере графического дизайна в стране. Три раза в год на форум в Москве и Питере съезжаются 1000+ человек с 80+ городов России и ближнего зарубежья, а на сцене собираются лучшие представители индустрии дизайна и креатива.

За историю проекта мы создавали события разных форматов: онлайн-курсы, мастер-классы, вечеринки для дизайнеров, кинопоказы. Также в нашем портфеле есть и международная конференция TREND о визуальной культуре со спикерами из Австралии, США, Швеции, Великобритании, Канады и Швейцарии.

Сейчас наш основной фокус — это форум, который включает в себя конференции, интенсивы и стендапы/афтепати. События проходят каждые 4-5 месяцев в Москве и Питере. Чтобы составить впечатление об уровне организации и стилистике событий — ознакомьтесь с тизером (https://clck.ru/3BpAX5) и фотоотчетами (https://clck.ru/3BpAbo).

Мы ищем опытного менеджера, который уверенно ведет разные уровни переговоров и продаж, имеет опыт в оптимизации затрат и получении лучших условий для компании за меньшие цены.

Обязанности:

Поиск, коммуникация и координация:

• Площадки и подрядчики: поиск подходящих площадок для событий от 30 до 500 человек и подбор подрядчиков для наполнения/монтажа; подбор логистических компаний для транспортировки; согласование условий; документальное оформление.
• Спикеры: поиск контактов, приглашения и коммуникационная поддержка спикеров и преподавателей событий; сбор информации от спикеров о выступлениях и получение фидбека по итогам; подбор и согласование трансфера и проживания для спикеров и команды.
• Спонсоры и партнеры: реализация приобретенных опций, контроль выполнения условий, сбор информации;
• Маркет и айдентика: поиск производств, согласования условий и оформление сотрудничества.

Бюджет и ресурсы:

• Контроль, распределение бюджета и оптимизация затрат для:
  • Площадки и подрядчики: аренды, наполнения и доукомплектовки, транспортировки груза;
  • Спикеры и команда: организации трансфера;
  • Маркет и айдентика: производства и транспортировки товара.

Организация:

• Ведение инструментария тайм-менеджмента, фиксирование договорённостей, логов общения, условий и обязательств сторон;
• Оформление документации, планов, разрешений и прочего;
• Организация закупок, трансфера, логистики;
• Ведение и оптимизация инструментов (таблиц) для сбора, хранения и управления данными;
• Определение списка задач и сотрудников, необходимых для решения целей и задач; оценка сотрудников и волонтёров до и после выполнения задач;
• Ведение баз учёта оборудования, расходников и товара.

Контроль

• Контроль качества и своевременности работы подрядчиков оснащения площадок на событиях
• Контроль выполнения обязательств и договорённостей со стороны партнёров и спикеров
• Постановка задач, объяснение ТЗ задач и контроль их выполнения для команды и волонтёров на событиях и при подготовке к ним

Необходимые компетенции:

• Поиск и анализ информации: умение быстро и эффективно находить и идентифицировать необходимую информацию, включая контакты нужных людей, компаний и возможностей;
• Установление и поддержание отношений: располагать к себе людей, выстраивать доверительные, партнерские, доброжелательные отношения для долгосрочного сотрудничества;
• Работа с бюджетом и ресурсами: навыки контроля и управления бюджетом, распределение ресурсов, контроль и оптимизация затрат и поиск возможностей для экономии;
• Переговорные навыки: умение договариваться о наиболее выгодных условиях, заинтересовывать в сотрудничестве и получать наилучшие предложения по минимальным ценам. Иметь адаптивный стиль переговоров: свободно договариваться как в мягкой, так и в жёсткой коммуникации (например, с подрядчиками);
• Организаторские навыки: умение эффективно планировать, организовывать различные аспекты организации мероприятия, таких как: трансфер, логистика, монтаж и др.;
• Координация и контроль исполнения: способность координировать действия людей, следить за качеством исполнения договоренностей и добиваться качественного и нужного результата;
• Стрессоустойчивость, аналитические навыки решения проблем: способность оставаться спокойным в стрессовых ситуациях, быстро анализировать обстоятельства и находить наилучшие варианты решения проблем.

Почему вам у нас понравится:

• Мы имеем большой опыт в организации событий и ценим системность в рабочих процессах, о чем говорит подробное описание обязанностей и компетенций :) Поэтому вам всегда будут понятны ваши задачи и зона ответственности;
• Организация креативного проекта, который всегда старается отойти от формата скучных и неинформативных конференций;
• Коммуникация и выстраивание отношений с лучшими представителями индустрии дизайна и других креативных сфер. Также регулярно привлекаем именитых спикеров, у нас выступали: Андрей Курпатов, Юрий Быков, Покрас Лампас и др.;
• Лояльное и компетентное руководство, грамотный менеджмент;
• Создание событий для аудитории дизайнеров, которые ценят визуальную составляющую;
• Работа со стабильным графиком, без зверского ритма, но волнообразный темп: более насыщенно ближе к событиям, более спокойно в межсезонье;

Условия:

• Конкурентный оклад, обсуждается по итогам интервью; Стабильные выплаты два раза в месяц;
• Полная занятость 5/2 с удобным графиком с 11:30 до 19:00, чтобы высыпаться;
• Возможность выбрать: гибридный формат работы или офис;
• Оплачиваемый отпуск после проведения событий; Больничные, командировочные.