АЛРОСА - крупнейшая в мире алмазодобывающая компания и единственная, которая объединяет весь производственный цикл от поисков и разведки алмазных месторождений до огранки бриллиантов и продажи ювелирных изделий с ними. Мы приглашаем на работу на должность ведущего специалиста секретариата (референтское сопровождение руководителя) со знанием английского языка.
Что будет входить в ваши обязанности:
- Обеспечение документооборота между Руководителем (заместитель генерального директора Компании), структурными и функциональными подразделениями Компании;
- Участие в планировании рабочего дня Руководителя, обеспечение его всеми необходимыми для работы информационными и справочными материалами, составление и мониторинг расписания деловых контактов Руководителя;
- Регистрация в СЭД входящей корреспонденции, поступающей в адрес Руководителя, а также исходящих писем, работа с внутренними документами (служебные записки, корпоративные письма и др.);
- Работа в СЭД с организационно-распорядительными документами за подписью Руководителя: контроль правильности подготовки, оформления и согласования документов, осуществление редактирования текстов (при необходимости). Организация подписания проектов ОРД;
- Работа в SAP;
- Осуществление контроля исполнения документов, поступивших Руководителю в соответствии с поручениями генерального директора – председателя правления Компании и первого заместителя генерального директора – исполнительного директора Компании;
- Контроль соблюдения нормативно установленных сроков исполнения документов и поручений, направленных в структурные и функциональные подразделения Компании в соответствии с резолюциями Руководителя;
- Организация командировок (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, организация получения виз, оформления загранпаспортов, бронирования гостиниц). Составление авансовых отчетов по командировкам и использованию денежных средств на представительские мероприятия;
- Составление писем, запросов, других документов по поручению Руководителя в том числе на английском языке; прием и передача информации по электронной почте; сканирование и копирование документов; ведение телефонных переговоров (в том числе на английском языке);
- Контроль корректности оформления документов, вычитка документов, исправление орфографический, пунктуационных, стилистических ошибок, оформления документов, выполнение машинописных работ;
- Подготовка и организационное обеспечение встреч, совещаний и заседаний с участием Руководителя (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и др.);
- Техническое обеспечение встреч, совещаний и заседаний у Руководителя, организация приема посетителей;
- Обеспечение рабочего места Руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; контроль за исправной работой систем технического обеспечения;
- Документационное и организационное обеспечение деятельности руководителей Компании, находящихся в Москве в командировке;
- Замещение работников Управления по указанию начальника Управления делами.
Мы предлагаем:
- Место работы - Москва, аппарат управления Компании;
- Срочный трудовой договор (на время декретного отпуска основного работника);
- Режим работы: понедельник - пятница, ненормированный рабочий день.
Требования к кандидату:
- Высшее образование;
- Знание английского языка (уровень intermediate), подтвержденное дипломом о высшем образовании;
- Опыт работы по направлению деятельности от 3 лет;
- Опыт работы секретарем/помощником руководителя, опыт ведения делопроизводства;
- Навыки работы в системе электронного документооборота (СЭД);
- Навыки работы в SAP;
- Уверенный пользователь ПК, знание MS Office, Excel, Word, PowerPoint.
Ждем вашего отклика и желаем удачи на собеседовании!
АЛРОСА – мировой лидер по добыче алмазов и единственная компания, которая объединяет полный цикл производства от поиска алмазных месторождений до огранки бриллиантов и продажи ювелирных изделий с ними. За более чем 65 лет своей истории мы преодолели огромный путь от одной геологической экспедиции до группы предприятий в разных городах России. Компания сочетает накопленную годами уникальную экспертизу и современные технологии, в том числе цифровые решения на производстве. Коллектив АЛРОСА – это более 30 тысяч профессионалов своего дела, каждому из которых мы предлагаем достойную оплату труда и соцпакет, возможности для развития и роста, уверенность в завтрашнем дне.
АЛРОСА: Алмазный лидер. Стабильное будущее.