Компания ЗАО «Фирма Техника» (проектирование, строительство, реконструкция и техническое обслуживание инженерных систем производственных предприятий, зданий и сооружений городской инфраструктуры) в связи с организационными изменениями ищет в команду офис-менеджера, способного эффективно планировать и координировать жизнедеятельность офиса.
Обязанности:
- Ведение делопроизводства в компании: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, сканирование передача документов ответственным лицам, архивирование, оформление курьерских/почтовых отправлений (отправление и получение корреспонденции на почте и через курьерские службы);
- Прием и распределение и обработка входящих звонков и обращений по отделам компании;
- Административно-хозяйственное обеспечение офиса - 50 человек (заказ воды, канцелярии, продуктов питания, мебели и пр.), в т.ч. хозяйственное обеспечение строительных объектов;
- Поддержание чистоты и порядка в офисе, в т.ч. курирование ремонта офиса и техники, уход за растениями, учет и хранение оборудования;
- Работа с первичной документацией (акты, счета, счет-фактуры – сканирование, загрузка в программе 1С);
- Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (заказ мебели, техники);
- Организация и проверка работы сторонних подрядчиков (системные администраторы, клининг, технический персонал, арендаторы);
- Контроль работы клининга, поддержание чистоты и порядка в офисе, местах общего пользования (кухни)
- Организация приема посетителей, оформление заявок на пропуска (люди и автотранспорт), в т.ч. оформление заявок на пропуска на строительные объекты;
- Travel- сопровождение (бронирование ж/д и авиабилетов, трансфер, отели);
- Выполнение поручений генерального директора.
Требования: - Высшее образование;
- Опыт работы в должности администратор офиса/офис-менеджер от 1 года;
- Опыт работы офис-менеджером/администратором в строительной компании будет преимуществом;
- Опыт работы с первыми лицами компании;
- Желание и умение заботиться о коллегах и комфорте в офисе;
- Умение работать с ПК и оргтехникой;
- Хороший уровень знания офисных программ;
- Умение работать в режиме многозадачности, высокий уровень самоорганизации и стрессоустойчивости.
Условия:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- Конкурентоспособная заработная плата;
- Работа в дружном и профессиональном коллективе;
- Возможность карьерного и профессионального роста;
- Рабочий день с 9 до 18 ч.;
- Комфортный офис на Васильевском острове;
- Своя кухня, кофе, чай, вода, конфеты;
- Корпоративные мероприятия, в т.ч. новогодние подарки детям работников