Личный помощник генерального директора

Медный проект Баимская - крупнейший проект в сфере цветных металлов на постсоветском пространстве и значимый проект государственного масштаба, реализуемый в Чукотском автономном округе, с головным офисом в Москве.

Требования:

• Высшее образование.

Опыт работы на аналогичных позициях у первых лиц компании от 3х лет.

• Опыт работы в горнодобывающей (предпочтительно), нефтегазовой или иных промышленных отраслях от 1 года.
• Английский язык - advanced
• Владение компьютерными навыками: Word, Excel, Power Point
• Навыки планирования и организации работы руководителя.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Внимание к деталям и точность в работе.

Обязанности:

• Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, совещаний, звонков, приемов и иных мероприятий.Комплексная организация и сопровождение внешних и внутренних заседаний, совещаний, рабочих сессий, проводимых Генеральным директором, включая:

- сбор и подготовка необходимых материалов для встречи;

- оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке путем фиксирования информации в календаре;

- заказ переговорных комнат и обеспечение всем необходимым для проведения определенного формата встречи (канцелярия, прохладительные напитки и прочее);

- встреча партнеров, посетителей, приходящих к руководителю на деловые переговоры и совещания, предварительный заказ пропусков в здание;

- организация визитов государственных должностных лиц и взаимодействие с протокольными службами высших должностных лиц федерального и регионального уровней;

- контроль качества переведенных документов.

• Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
• Организация и техническое обеспечение внешних встреч и переговоров, а именно:

- своевременный заказ такси и/или служебного автотранспорта до места проведения встречи и обратно, контроль использования такси в производственных целях, контроль стоимости после завершения поездки, оформление необходимой отчетной документации;

- в случае необходимости заказывать пропуск для руководителя для прохода в здание, а также пропуск на служебный автотранспорт;

- заказ помещений для переговоров и деловых встреч, в том числе во время нахождения руководителя в командировке.

• Организация и техническое обеспечение командировок руководителя, а именно:

- формирование и согласование заявки на командировку;

- в случае возникновения внештатных ситуаций (задержка, отмена, перенос рейса руководителя) обеспечение замены билетов, организации для руководителя места ожидания (бизнес-зал, гостиница или иное);

- оформление отчетных документов по результатам командировки.

• Оформление кадровых документов руководителя на отпуск, командировку, табель учета рабочего времени и иных кадровых документов
• Получение входящей корреспонденции, отправка исходящих документов и писем, регистрация входящей/исходящей документации.
• Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
• Сбор информации, подготовка и предоставление руководителю аналитических, информационных, справочных и других отчетов в пределах своей компетенции.
• Составление официальных писем, запросов, подготовка презентационных материалов на английском и русском языках по поручению руководителя.
• Распределение поручений Генерального директора среди ответственных сотрудников.
• Мониторинг проектов и других видов деятельности подразделения, установление и контроль сроков и сроков осуществления последующих мероприятий. Предоставление отчета руководителю.
• Вопросы по направлению взаимодействия с государственными органами:
• Координация повседневной деятельности Департамента по взаимодействию с государственными органами.
  1. Регулярное взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти по вопросам проекта (Правительство РФ, Министерство РФ по развитию Дальнего Востока и Арктики, Министерство энергетики РФ, Министерство транспорта РФ, аппарат полномочного представителя Президента РФ в Дальневосточном федеральном округе и т.д.) и региональными органами исполнительной власти.
  2. Мониторинг изменений в законодательных актах, нормативных инициатив.
  3. Мониторинг учетной записи Общества на портале Госуслуги. Оказание поддержки другим подразделениям во взаимодействии с подобными системами с использованием ЭЦП.

Условия:

• Прямой контракт с ООО "УК Баимская"
• Режим работы: 5/2 с 09.00 до 18.00
• Конкурентоспособная заработная плата + годовой бонус
• Добровольное мед. страхование на сотрудника и 2-х членов семьи
• Страхование жизни сотрудника
• Оплачиваемая мобильная связь, ноутбук
• Корпоративные обеды
• Адрес: Башня "Меркурий"