Офис-менеджер / Ассистент директора по общим вопросам в Новосибирске

Привет. Мы маленькая, но гордая команда (офисы в центре Москвы и Новосибирска, не Гербалайф), управляющая несколькими критически важными сервисами для российского IT- и digital-рынка.

Мы ищем человека надолго. Не пишите нам, если вы привыкли менять место работы чаще, чем раз в год или большую часть жизни проработали фрилансером и если у вас проблемы с усидчивостью или сговорчивостью.
Наличие правдивого и искреннего, но скромного и корректного текста повышает ваши шансы в десятки раз — именно такой риторики от вас будут ждать на работе.

Возможные обязанности мы разбили на группы.
I. Следить за регулярными покупками в офис, сравнивать характеристики моделей перед покупкой. Планировать запасы и следить, чтобы нужные товары никогда не заканчивались.
II. Отсматривать и звонить входящим соискателям в разных каналах.
III. Отвечать на офисный телефон.
IV. Участвовать в организации мероприятий (доставка раздаточных и рекламных материалов, ролл-апов, оборудования)
V. Поиск, подбор, бронирование и оплата гостиниц и транспортных билетов (в т. ч. тех, о которых нет информации в интернете или есть, но на неизвестном науке языке)
VI. Вести реестр аккаунтов и сервисов: регистрировать новые, следить за своевременной оплатой сервисов, подбирать и согласовывать покупки новых сервисов
VII. Вести реестр покупок: согласовывать очередность, места покупки, доставку и логистику
VIII. Подготовка документов и оформление виз (США, Великобритания, страны Шенгенского соглашения и т. д.)
IX. Вести финансовую и другую отчетность по своей деятельности и некоторых коллег
X. Подготавливать инструкции, регламенты и другие документы, которые будут помогать коллегам быстро разобраться в каких-то сложных вопросах

Желательно, чтобы в вашем лице мы смогли решить хотя бы 3–4 группы описанных задач (в идеале планируем нанять 2–3 человека на функции в области администрирования: покупок, HR, саппорта и прочего офисного менеджмента).

Вознаграждение зависит от квалификации, адекватности, надежности, продуктивности и скорости, а не от количества обязанностей.

Требования
— Внимательность
— Тотальная бесконфликтность, адекватность и безоговорочная вежливость
— Готовность и умение работать с большими объемами информации
— Умение и желание общаться и договариваться с людьми
— Ответственность, предельная надежность и постоянная работа над этим
— Умение находить компромиссы и принимать решения в самых сложных ситуациях
— Умение быстро разбираться в новом устройстве, ситуации, задаче

За полгода-год работы у нас вы научитесь тому, чему в других местах — за 5–10 лет, а возможно, и никогда:
— Договариваться с людьми
— Разрешать сложные конфликтные ситуации
— Работать с информацией — искать, находить, обрабатывать и оформлять
— Быстро находить решение проблем, с которыми никогда не сталкивались, предотвращать риски и минимизировать последствия их наступления

Предлагаемые условия
— Возможность составить собственный график работы
— Возможность быстрого роста, начиная с первого дня
— Отпуск — 28 календарных дней, длительность и оплата — по договоренности
— Команда профессионалов, которым небезразлично ваше отношение к жизни, работе и профессии

Не критично, но очень желательно
— Уметь работать с интернет-сервисами (поисковыми системами, социальными сетями и сервисами, информационными архивами, интернет-магазинами, банковскими сервисами, сервисами оплаты услуг через интернет)
— Хорошее владение средствами Google Docs и MS Office
— Опыт работы с документацией, в том числе с юридической, и хотя бы минимальные юридические знания
— Грамотное составление поисковых запросов, поиск информации
— Обеспечение безопасности при работе с информацией
— Высокая исполнительность (сочетающаяся с отсутствием жеманства и упрямства, если не хочется чего-то делать)
— Уметь быстро расставаться с заблуждениями и стереотипами
— Умение задавать вопросы и отвечать на них самостоятельно, с помощью общедоступных ресурсов
— Знание того, что такое ТРИЗ и «Ководство», будет несомненным плюсом и серьезно увеличит ваши шансы приема на работу и дальнейшую эффективность
— Готовность совершенствовать знание русского и английского языков (письменного и разговорного)
— Еще от вас требуется базовая адекватность в менеджменте хотя бы над своими задачами: умение разобраться в вопросе, аккуратно добиться внимания, бесконфликтно договориться, найти компромисс.