Обязанности:

Планирование распорядка дня начальника учреждения на следующий день. Разработка, согласование времени проведения визитов, приемов. Своевременное предоставление графика;
Организация рабочего места начальника, поддержание порядка, чай/кофе, создание условий для успешной и эффективной работы;
Организация приёма посетителей. Личная встреча, перенос встреч. Ответ на вопросы посетителей, которые можно самостоятельно решить.
Подготовка совещаний, встреч, начальника учреждения, оповещение всех участников о повестке дня и времени встречи;
Ведение протокола хода и результатов совещаний, встреч, переговоров, оформление документально их результатов;
Приём и переадресация входящих телефонных звонков;
Координирование работы отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам начальника;
Получение необходимых сведений - сбор требуемой документации по просьбе начальника;
Ведение документооборота, ведение отчетности;
Заказ сувенирной продукции;
Организация командировок работников: заказ авиа и железнодорожных билетов, бронь гостиниц;
Выполнение прочих поручений начальника.

Требования:

Уверенный пользователь ПК - офисные программы и Интернет;
Высшее образование;
Опыт работы секретарем (личным помощником) не менее 3х лет
Владение Английским языком (желательно, но не обязательно);
Знание стандартов документооборота;
Грамотная устная и письменная речь, знание этикета;
Стрессоустойчивость, лояльность, доброжелательность, не конфликтность, ответственность, организованность, аккуратность и пунктуальность;
Презентабельный внешний вид;
Умение организовывать рабочее время;
Отличное знание MS Office (особенно Excel, PowerPoint);
Владение офисной техникой.

Условия:

Полное соблюдение ТК РФ (белая з/п, отпуск, больничный, …);
График работы: 09.00 – 18.00;
Работа в дружном коллективе, ориентированном на результат;
Достойный уровень заработной плата!
Премирование (квартальное, годовое) по результатам работы.

Секретарь руководителя