Обязанности:

Планирует рабочий день руководителя: составляет план рабочего дня руководителя, включая все совещания, деловые встречи, звонки;
Ведет календарь руководителя и актуализирует план мероприятий в течение дня;
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
Ведет реестр протоколов совещаний в Системе ОСЭД Практика, а также в программе Microsoft Excel;
Осуществляет travel-поддержку руководителя и сотрудников Общества:

- приобретение билетов,

- бронирование гостиниц,

- оформление командировок,

- заказ трансферов,

- оформление представительских расходов;

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
Обеспечивает приём и распределение звонков;
Знает порядок организации и проведения встреч, координации посетителей, оформления пропусков и приём гостей на территории офиса Общества, чай/кофе;
Взаимодействует с курьерской службой;
Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
Ведет и оформляет протоколы совещаний (при необходимости);
Осуществляет обработку первичной бухгалтерской документации (оформление представительских расходов);
Организовывает видеоконференции;
Принимает и регистрирует входящую корреспонденцию;
Обеспечивает регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, срочных писем;
Разрабатывает номенклатуру дел, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой и в установленные сроки сдает документацию в архив;
Осуществляет работу по ведению архивного дела Общества, обеспечивает текущее и архивное хранение документов;
Формирует сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии;
Ведет аккаунт Общества на сайте государственных услуг и иных официальных государственных информационных ресурсах, получает и размещает необходимую информацию на официальных государственных информационных ресурсах;
Замещает офис-менеджера и помощника руководителя в период временного отсутствия (болезнь, отпуск и пр.).

Требования:

Высшее образование (желательно техническое, юридическое, экономическое, филологическое);
Опыт работы секретарем / ведущим офис-менеджером / помощником руководителя от 3-х лет;
Опыт работы в аналогичной должности в строительной организации желателен;
Уверенный пользователь ПК, MS Office (Excel, Word);, MS Outlook, MS PowerPoint;
Ответственность к поручениям, внимание к деталям;
Умение и готовность работать с большим объемом заданий и информации, в режиме многозадачности, стрессоустойчивость;
Пунктуальность, высокая степень самодисциплины и ответственности за результаты своей работы, способность работать самостоятельно;
Понимание правил делового этикета, дипломатичность, доброжелательность, тактичность, позитивное мышление, высокая обучаемость;
Знание мини-АТС и офисной техники (факс‚ ксерокс‚ принтер и т.д.);
НАЛИЧИЕ ФОТО НА РЕЗЮМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО;
Кандидатов, не отвечающих данным требованиям - убедительная просьба не откликаться.

Условия:

Официальное трудоустройство по ТК РФ;
График работы с 09:00 до 18:00 (пт. - 16.45);
Срок испытания (3 месяца).

Помощник руководителя