Офис-менеджер/Администратор Департамента

Обязанности:

Организационная помощь в работе всем сотрудников Департамента и обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Обработка входящих обращений и распределение между сотрудниками
• отслеживание исправности и наличия рабочего офисного оборудования у сотрудников департамента, подача заявок в службу поддержки;
• взаимодействия со смежными подразделениями;
• отслеживание наличия канцелярских товаров и их заказ;
• взаимодействие с бюро переводов – направление заказов на перевод, архивация оригиналов, результатов;
• отслеживание принятия и сдачи оборудования, взятого на тестирование, оформление соответствующей документации (акты, гарантийные письма, договоры тестирования);
• взаимодействие с отделом маркетинга (сбор и подготовка материалов для дайджеста, презентаций по направлениям департамента, материалов для сайта и публикации);
• выполнение поручений руководителя.

Курирование почтовых отправлений:

• отслеживание, сбор, сортировка и отправка корреспонденции, мелких посылок;
• взаимодействие с секретарями ресепшн;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• взаимодействие с курьерами по доставке документов при доставке лично в руки администратору/сотруднику.

Ведение документооборота департамента:

• оформление, верстка, прошивка, распечатка документации;
• подписание у директоров и бухгалтеров документации;
• отслеживание сроков сдачи отчетных бухгалтерских документов;
• передача документов в архив, ведение реестра;
• подготовка отчетов ежемесячных, ежеквартальных (по запросу руководителя);
• составление простых презентаций.

Организация ВКС, встреч в офисе:

• создание/отмена встреч в календаре;
• бронирование переговорных комнат;
• встреча гостей и сопровождение через КПП.
• Работа в бухгалтерской системе:
• оформление плановых и фактических заявок на оплаты;
• отслеживание их согласования коллегами;
• создание запросов на заведение номеров счетов и договоров в систему;

Работа в системе документооборота по согласованию Договоров:

• корректировка и отслеживание согласования документов на английском языке
• оформление страниц согласований;
• формирование связей между страницами договоров, бюджетов и т.п.;
• контроль процесса согласования;
• внесения документации в карточки документов (отслеживание загрузки сканов в системы).
• оформление командировок сотрудников;
• оформление и сдача отчетов о командировках и представительских расходах.

Требования:

• Навыки делового общения и грамотного ведения переписки;
• Желание и умение быстро обучаться, работать с большими объемами информации;
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, настойчивость, целеустремленность, внимательность к деталям, исполнительность, самостоятельность​​​​​​​;​​​​​​​

Ключевые навыки

• Телефонные переговоры
• Грамотная речь
• Поиск информации в интернет
• Оформление документации
• Деловая переписка
• Обучаемость
• Администрирование
• Профессиональный пользователь офисных программ (PowerPoint, Outlook, Excel, Word , ABBYY Lingvo, Adobe Acrobat Reader, WinRAR);
• Знание и опыт работы в системах календарно-сетевого планирования (MS Project, 1С управления проектами, 1C Битрикс, Microsoft Teams и др.).

Условия:

• Оформление строго по ТК РФ
• Добровольное медицинское страхование
• Страхование жизни после прохождения испытательного срока
• График работы 5/2 в офисе
• Компенсация мобильной связи
• Профессиональный коллектив и руководители;
• Корпоративные праздники
• Наш офис удобно расположен в 10 минутах пешком от м. Тульская