Мы — динамично развивающаяся компания в сфере проектирование, монтажа и техническом обслуживание всех внутренних инженерных систем. Нашими постоянными клиентами являются Alcon Development, Ozon, отель Hilton, офис VK, Mail.ru, Delivery Club, и многие другие крупные предприятия.Мы поддерживаем партнерские отношения с крупными поставщиками и производителями оборудования. Компания "NIRMAX" имеет ряд благодарственных писем и хороших отзывов. В связи с расширением компании, приглашаем на работу в наш дружный коллектив Офис-менеджер отдела ТО.

Обязанности:

Отдел Технического обслуживания:

Составление бухгалтерских документов для проведения работ по ТО (Счета, УПД);

Отработка входящей почты:

ответы на запросы, вопросы, заявки

пересылка ответственным сотрудникам

Рассылка счетов и закрывающих документов действующим Заказчикам ТО;

Ведение работ по дебиторской задолженности:

сокращение дебиторской задолженности;

отправка напоминания о задолженности;

уведомлений о приостановке;

отправка претензий;

напоминание о задолженности посредством телефонной связи;

Обратная связь с Заказчиком посредством телефонной связи по качеству обслуживания;

Текущие вопросы:

- ведение документооборота отдела ТО:

- согласование договоров;

- повторная отправка счетов и закрывающих документов по запросу Заказчика, в том числе почтой и курьером;

- контроль оплат/переплат ТО с запросом актов сверок;

- контроль банковских выписок;

- составление и отправка коммерческих предложений Заказчику;

- составление дополнительных соглашений с последующей отправкой;

- отправка счетов Заказчикам на закупку оборудования для замены;

- ведение переписки по согласованию стоимости дополнительных и ремонтных работ,

- поддержание в наличии документации для проведения работ ТО (технические журналы, акты)

- ведение таблиц – закупка оборудования, дебиторская задолженность, текущие клиенты ТО с актуальной информацией(контакты, адреса, наличие договоров, ДС, и т.д.);

- контроль оплаты счетов по дополнительным работам и закупке оборудования;

- контроль расторжения договоров с обязательным получением от Заказчика уведомления;

- помощь Заказчикам в составлении гарантийных писем, уведомлений;

- ведение наличия подписанных договоров и ДС;

- ведение референс-листа(один раз в кваратал)

Ведение Bitrix24:

Постановка задач согласно текущим объектам ТО:

По каждому объекту вносится информация по текущему Заказчику, в которой содержатся данные:

О планируемой дате проведения ТО(информацию предоставляет инженер ТО)

О фактическом проведении ТО;

О наличии фото журнала проведения ТО;

О наличии актов работоспособности, неисправности, протоколов, бирок и т.д. с последующей фиксацией наличия документов в офисе.

Ведение документа оборота в электронном виде:

- Сканирование договоров, ДС, закрывающих документов;

- Сортировка актов, журналов, протоколов по заказчикам и датам;

Требования:

Высшее образование;
Знание Битрикс24;
Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point), 1С;
Умение пользоваться Adobe Photoshop будет преимуществом;
Знание основ деловой этики, правил делового общения;
Способность работать с информационными потоками;
Навыки систематизации данных;
Самоорганизованность в работе;
Отличные организаторские и коммуникативные навыки;
Проактивность (работа на опережение);

Условия:

График работы:5/2, с 10.00 до 19.00;
Оформление по ТК;
Испытательный 3 месяца;