Обязанности:

Обеспечивать деятельность руководителя направления по правовым вопросам.
Осуществлять прием и распределение телефонных звонков руководителя направления по правовым вопросам, в том числе:
получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
Обеспечивать организацию работы со сторонними посетителями , в том числе: встречу работников Центра/посетителей сторонних организаций, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем направления по правовым вопросам.
Оформление пропусков посетителям руководителя направления по правовым вопросам из сторонних организаций.
Обеспечение ведения сводного журнала учета решений должностных лиц, ответственных за соблюдение режима коммерческой тайны.
Осуществлять ведение делопроизводства руководителя направления по правовым вопросам в соответствии с локальными актами Центра, в том числе, обеспечивать следующую работу с документами: прием и первичная обработка входящих документов;своевременное получение и сдача корреспонденции; регистрация входящей и исходящей корреспонденции руководителя направления по правовым вопросам; подготовка и передача входящих документов для рассмотрения руководителя направления по правовым вопросам; регистрация и передача документов исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя направления по правовым вопросам; осуществление систематизированного учета и хранения документов, поступающих руководителю направления по правовым вопросам.
Организовать и обеспечивать хранения документов, в том числе: разработку совместно с уполномоченными в Центре лицами номенклатуры дел руководителя направления по правовым вопросам; контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
Оказывать помощь руководителю направления по правовым вопросам в планировании рабочего времени, включая информирование о регламенте намеченных мероприятий и предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
Осуществлять организацию командировок руководителя направления по правовым вопросам, в том числе: подготовку проектов служебного задания, приказа о направлении в служебную командировку;
подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта; осуществлять заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения.
Осуществлять по заданию руководителя направления по правовым вопросам составление и оформление управленческой документации, включая: составление проектов указаний и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

печать, копирование и сканирование служебных документов и других материалов; контроль прохождения документов в Центре (согласование, подписание/утверждение документа); получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя направления по правовым вопросам документов; информирование работников о решениях руководителя направления по правовым вопросам.

Требования:

Высшее профессиональное образование.
Опыт работы по профилю деятельности.
Грамотная письменная и устная речь.
Наличие профессиональных навыков:
Основные принципы организации документооборота;
Основы архивного дела;
работа с оргтехникой;
работы с информационными системами и базами данных применительно к исполнению функциональных обязанностей по должности;
самостоятельного повышения своей квалификации;
систематизации информации;
обеспечения своевременной и точной отчетности по выполняемым задачам.
Знания, умения и навыки в области делопроизводства, в том числе электронного.
Предпочтителен опыт работы в государственных органах и учреждениях.
Знание специальных программ: MS Outlook, MS Excel, MS Word, Консультант +, 1C: Документооборот.
Владение оргтехникой.

Условия:

Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Пятидневная рабочая неделя (по пятницам сокращенный рабочий день).
Сверхурочная работа: возможна.
Отпуск 28 календарных дней.
Базовое медицинское обслуживание (поликлиника на территории НИЦ "Курчатовский институт").
Возможность вступления в профсоюзную организацию.

Секретарь-делопроизводитель