Секретарь руководителя

Обязанности:

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Работа с документами в приемной руководителя

Организация хранения документов в приемной руководителя

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителя

Регистрация поступающих телефонных звонков

Составлять и вести учетные документы

Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

Прием и первичная обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Согласование с руководителем временных планов

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Требования:

• Высшее образование – бакалавриат

  или среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена

Условия:

• оптимальные