Офис-менеджер / Администратор офиса / Управляющий офисом

Издательство CLEVER – это динамичное международное детское издательство (с офисами в России и США).

Мы очень внимательно следим за качеством наших изданий и ищем к себе в команду людей, разделяющих наши ценности и высокие стандарты качества.

Мы бережно относимся к нашим коллегам и обеспечиваем максимально комфортные условия для продуктивной работы, в частности, прекрасный офис в центре Москвы, оформление в соответствии с нормами законодательства, конкурентную заработную плату и отличный коллектив.

Кого мы ищем?

Мы ищем настоящую хозяйку офиса, которая сделают жизнь нашего издательства лучше, чище, организованнее. Идеальны кандидат - человек инициативный, внимательный и последовательный.

Мы хотим, чтобы Вы присоединились к нашей сплоченной команде издательства и усилили её своим опытом работы и знаниями.

Обязанности:

• Прием телефонных звонков с последующим распределением нужному адресату в издательстве (звонков мало);
• Прием посетителей, клиентов, курьеров (посетителей не много);
• Организация и контроль работы курьерской службы (вызов курьера и отправка корреспонденции по просьбе сотрудников, контроль использования денежных средств, выделенных на курьерские службы, поиск и выбор новой курьерской службы в случае необходимости);
• Организация почтовых отправлений, получение общей почты и распределение ее среди сотрудников;
• Заказ и контроль оплаты гостиниц, авиа/жд билетов для сотрудников;
• Организация медицинского страхования сотрудников (выбор страховой компании, заключение договора, сбор информации для прикрепления сотрудников);
• Помощь сотрудникам офиса в решении различных вопросов;
• Контроль поддержания порядка и чистоты в офисе, на кухне, гардеробе;
• Организация и контроль уборки помещений (взаимодействие с клининговыми компаниями и уборщицей);
• Организация обеспечения сотрудников издательства необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами (вода, кофе, чай, канцтовары и пр.);
• Организация ремонта мебели и оборудования для офиса, выбор и покупка новой мебели;
• Взаимодействие с управляющей компанией по вопросам эксплуатации, ремонта, а также контроль бесперебойной работы систем кондиционирования, вентиляции, отопления, водоснабжения. Пролонгация договора аренды, отслеживание оплаты счетов, касающихся аренды помещения;
• Организация рабочих мест для новых сотрудников (заявки на покупку/перемещение техники, мебели, другого оборудования).
• Участие в координации работы различных подразделений компании, поддержка коммуникации между офисом в Монетчиковском переулке и на Варшавском шоссе;
• Планирование и контроль бюджета административно-хозяйственных расходов компании;
• Решение иных вопросов в рамках административно-хозяйственной деятельности офиса;
• Прямое подчинение Генеральному директору;

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 2-х лет;
• Высшее образование (будет преимуществом);
• Знание MS Office;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Коммуникабельность, умение работать в команде, умение быстро находить решение в различных ситуациях, стрессоустойчивость.
• Просим указывать зарплатные ожидания в сопроводительном письме;

Условия:

• Развивающаяся стабильная компания
• Конкурентная "белая" заработная плата (без задержек);
• Оформление по ТК с первого дня;
• Испытательный срок - 3 месяца;
• График работы с 10 до 19 часов;
• Прекрасный светлый офис в центре Москвы (3 станции метро в шаговой доступности)
• Молодой творческий коллектив;