Секретарь офиса

Обязанности:

1. Ведение документооборота входящей и исходящей корреспонденции
2. Прием звонков/распределение звонков (стационарный телефон, рабочий мобильный телефон)
3. Взаимодействие с агентством тревел-обеспечения
4. Оформление договоров с поставщиками услуг
5. Снабжение авиа-билетами, ваучерами гостиниц все отделы компании, внештатных специалистов. Согласование с ними деталей поездки, их предпочтений в плане гостиницы, времени перелета, трансфера от аэропорта и т.д. Регистрация на рейс по просьбе коллег.
6. Заказ курьера для плановых и срочных отправок
7. Отправка корреспонденции еженедельно по почте России (ценной, заказной, с описью вложений и т.д.). Взаимодействие с двумя отделениями почты.
8. Взаимодействие с УК Сити и арендодателями
9. Взаимодействие с контрагентами, ведение деловой переписки
10. Заказ пропусков в офис в гостевую зону и зону разгрузки (всегда нужно быть на связи с мобильного)
11. Встреча групп гостей от 10 человек на первом этаже БЦ, сопровождение до офиса
12. Чай/кофе гостям. Чай директору
13. Организация деловых поездок иностранных партнеров в Москву
14. Выполнение поручений руководства
15. Работа с отделом инсталляторов:
    -Определение оптимальных маршрутов и расчет стоимости командировок врачей-консультантов
    -Выстраивание графика каждого человека на неделю (9 чел в штате и 2 внештатных) xls, корректировка этого графика во время рабочей недели и корректировка всех документов и билетов
    -Оформление авиа, ж/д билетов, гостиницы

16. -Договоренность с конечным пользователем о дне монтажа прибора
    -Снабжение инсталлятора документацией к каждой командировке (командировочное с синей печатью (КонсультантПлюс), билеты и ваучеры, отчеты о командировке, бланки авансовых отчетов)

17. Ведение баз:

    -Ведение табеля командировочных дней врачей-консультантов в таблице, учет командировочных дней (xls)
    -Ведение базы заявок на монтаж оборудования по России (внесение в таблицу информации из заявки)
    -Ведение баз актов ввода в эксплуатацию в xls, 1C
    -Ведение сервисного регистра (учет в таблице информации из полученных актов ввода в эксплуатацию) (xls,1C)

18. -Ведение реестра командируемых сотрудников (word)

Требования:

• Знание английского языка не ниже Intermediate
• Образование – высшее
• Опыт работы от 1 года до 3 лет

Испытательный срок – 2 месяца

Рабочий день – с 09 до 18.00, обеденный перерыв – 1 час

Мобильная связь – корпоративная