Секретарь/офис - менеджер/помощник руководителя

1. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д.);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя и сотрудников, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю и его заместителям требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя и его заместителей, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров

— Приобретение канцелярских принадлежностей для офиса компании;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

1. Отличное знание делопроизводства и документооборота.
2. Умение работать с оргтехникой и компьютерными программами.
3. Грамотная устная и письменная речь.
4. Организационные навыки и умение планировать рабочий день.
5. Быстрая обработка информации и ее передача коллегам.
6. Достоверность и сохранность документов и информации.
7. Умение организовать встречи и переговоры.
8. Коммуникативные навыки и умение эффективно общаться с сотрудниками и клиентами компании.
9. Умение работать в стрессовых ситуациях.
10. Управление документооборотом и регистрацией новых документов.
11. Обработка и рассылка почтовых отправлений.
12. Умение создавать эффективные рабочие процессы и формализованные стандарты работы.
13. Опыт общения с поставщиками, покупателями и другими контрагентами компании.