Чем предстоит заниматься:

Встреча посетителей, гостей и организация приема, сервисное сопровождение переговорных процессов (подготовка переговорных комнат, подача напитков);
Внутренний и внешний документооборот (получение, распределение, регистрация, отправка, подготовка документов, отправка и сканирование документов), взаимодействие со структурными подразделениями компании;
Работа с эл. почтой, документооборотом, подготовка ответов на письма и запросы;
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы административного отдела, обработка первичных документов;
Прием почты от курьеров, заказ курьерских отправлений по городу и стране, такси, ресторанов;
Помощь сотрудникам компании в организации административных вопросов, в том числе командированных сотрудников, при необходимости бронирование билетов для командировок и прочее;
Отправка, получение почтовой корреспонденции (бумажной и электронной), курьерских отправлений, взаимодействие с почтой России;
Прием сообщений для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры;
Внутренняя коммуникация в здании, прием заявок от сотрудников по техническому оснащению или неисправностям;
Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете;
Административная и информационная поддержка Руководства;
Поддержание гостевых и общественных зон, переговорных комнат в надлежащем внешнем виде, заказ ТМЦ, офисных товаров, воды;
Оформление пропусков для гостей и сотрудников компании;
Помощь в организации мероприятий и переговоров в Корпорации, заказ кейтеринга, подготовка организаций приемов;
Выполнение прочих поручений руководства в административной части;
Составление баз данных в формате Excel (поручение\контроль\исполнение);
Заказ, учет прихода и расхода канцтоваров и прочих ТМЦ

- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распорядительной документации и договоров при временном отсутствии специалиста, замещение

- Составление и рассылка протоколов совещаний.

Требования:

Профильное средне-специальное (гуманитарное) или высшее образование;
Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
Проактивное мышление и инициативность, знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь, умение работать с клиентами;
Опыт работы с оргтехникой, эл.почта, интернет;
Уверенный пользователь Word, Excel, PowerPoint;
Доброжелательность‚ выдержанность‚ внимательность, коммуникабельность, ответственность, вежливость;
Презентабельный внешний вид, офисный стиль одежды;
Знание английского или/и иных европейских языков приветствуется;
Умение работать в режиме многозадачности;
Хорошая память, грамотная речь, личностная зрелость.

Условия:

Комфортные условия труда;
Своевременная заработная плата;
Работа в крупной, стабильной Корпорации,
Оформление по ТК РФ, график работы 5\2;
Удобное расположение офиса в центре Москвы, м. «Парк культуры»;
Дружный коллектив и интересная работа.

Секретарь на ресепшен