Секретарь руководителя

Контролировать бесперебойную работу офиса руководителя;

Организовывать командировку руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

Передавать документы на исполнение в структурное подразделение филиала или в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль их исполнения, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в отсутствие директора филиала полученную информацию, доводить до сведения ее содержание.

Передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телефон, электронная почта), своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи, отправлять исполненную документацию по адресатам.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Контролировать своевременное исполнение поручений, поставленных в системе Docs, своевременно уведомлять руководителя о просроченных исполнителями поручениях.

Принимать документы на подпись директору и главному и инженеру филиала Общества, проверять правильность их составления и оформления.

Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Составлять письма, запросы, другие документы.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний).

Набирать текст по указанию руководителя, служебные материалы, необходимые для работы, или вводить текущую информацию в банк данных.