Секретарь (специалист по внешним коммуникациям)

Вакансия открыта в создаваемое подразделение в г. Воронеже.

Мы ищем соискателя с серьезным отношением к труду, поэтому оцениваем и отмечаем Вашу исполнительность, вежливость, грамотность, тактичность, важна хорошая четкая речь и зрительная память, пунктуальность, соблюдение субординации и знание основ делового этикета.

Идеальный кандидат это человек, который ловко управляется с документацией, основными офисными программами, внимательно работает с цифрами и данными, аккуратно заполняет таблички и грамотно оформляет документы, все помнит и контролирует текущие вопросы работы офиса, а также умеет выстраивать коммуникацию как с сотрудниками (в том числе удаленными), так и внешними контрагентами, чтобы все работало как часы: документы вовремя приходили, корреспонденция уходила в нужные места, а в офисе всегда была вода, канцтовары и порядок.

Опыт работы приветствуется, но необязателен.

Обязанности:

Работа с корпоративными и внешними информационными системами (электронного документооборота и др.);
Поиск информации в Интернете, получение и рассылка информации по электронной почте, а также посредством корпоративных и внешних информационных систем;
Набор текста на компьютере, подготовка проектов документов;
Оформление служебных записок, контроль их регистрации, визирование и направление адресатам;
Прием, распределение и фиксация звонков, работа с корпоративной АТС, передача полученной информации;
Обеспечение работы приемной, взаимодействие с контрагентами, обмен документами. Контроль, координация получения и отправки корреспонденции (письма простые и заказные, посылки), отслеживание отправленной корреспонденции. Взаимодействие с Почтой России, курьерскими и транспортными компаниями;
Ведение электронного и бумажного документооборота (в том числе копирование, сканирование, печать, регистрация, прием и отправка корреспонденции, брошюрование и пр.);
Выполнение отдельных служебных поручений руководителя, касающиеся производственного процесса;
Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, в установленные сроки, последующей отправкой в архив;
Административная поддержка офиса (закупка бумаги, канцтоваров, воды), контроль за порядком в офисе и работой всего оборудования;

Требования:

Доброжелательность, ответственность, пунктуальность и аккуратность;
Внимательность, исполнительность, быстрая обучаемость, пунктуальность и инициативность;
Умение планировать время и ресурсы, работать с большим объемом информации;
Грамотная письменная и устная речь (русский язык);
Умение работать в команде.
Умение работать с документами, навыки ведения деловой переписки и деловых переговоров являются плюсом дополнительным преимуществом
Навыки использования ПК, офисных программ Word, Excel, систем электронного документооборота, оргтехники, средств и ресурсов сети Интернет являются дополнительным преимуществом;

Условия:

официальное трудоустройство;
введение в должность, обучение в процессе работы;
работа в офисе (ул. Свободы, д. 75Ф);
полный рабочий день в офисе с 10 до 18.30 (пятница до 17.30), суббота, воскресенье – выходные (возможны местные командировки в пределах исполнения должностных обязанностей);
работа с перспективой роста;
выплаты з/п 2 раза в месяц;
испытательный срок (3 месяца) без снижения заработной платы на этот период;
оплачиваемый отпуск;
корпоративная связь (телефон, электронная почта);
готовность приступить к работе не позднее 5 дней, с момента получения сообщения от работодателя сообщения о готовности к приему на работу (по результатам очного собеседования с работодателем).