Секретарь приемной/Секретарь ресепшен

Юридическая фирма рассматривает кандидатов с опытом работы, внимательных к деталям и умеющих работать в условиях многозадачности, на должность секретаря приемной/секретаря ресепшен.

Работа в паре с другим секретарем ресепшен (9:00 - 18:00 /12:00 - 21:00)

Обязанности:

• Прием и обработка телефонных звонков, соединение абонентов через виртуальную АТС, организация теле и видео конференций. Прием и запись сообщений в отсутствие работников и доведение до сведения адресатов таких сообщений;
• Поиск контактных телефонов и осуществление звонков по поручениям работников фирмы;
• Организация и подготовка деловых встреч и совещаний работников фирмы и ее клиентов;
• Бронирование переговорных, заказ пропусков, включая массовые мероприятия, оповещение участников встречи о времени и месте проведения;
• Прием клиентов и посетителей фирмы. Сервировка чая, кофе и прочих напитков, заказ и сервировка деловых завтраков/обедов/ужинов при необходимости;
• Прием и обработка корреспонденции (как входящей, так и исходящей), ее систематизация и занесение в журналы учета в соответствии с порядком, установленным фирмой, сортировка и передача по назначению адресатам;
• Работа с курьерским службами. Организация забора/доставки корреспонденции, отслеживание доставки и контроль за временем исполнения. Ведение соответствующих журналов учета и организация хранения сопутствующих документов. Работа с внутренним службами фирмы. Организация взаимодействия обслуживающих внутренних структур фирмы (курьеры, уборщицы и т.д.);
• Координация транспортного обеспечения работников фирмы (в том числе встречи/проводы в аэропорты и на вокзалы, обеспечение деловых встреч и т.п.), заказ такси;
• Работа с различной оргтехникой, включая копировальные аппараты, принтеры, сканеры, переплетные машины, печать и редактирование документов;
• Оказание поддержки Административному директору (кейтеринг, заказ канцелярских товаров, продуктов питания, воды, бытовой химии, химчистки, контроль баланса корпоративных аккаунтов административного департамента, мониторинг отнесения расходов);
• Оказание, при необходимости, поддержки отделу маркетинга и развития бизнеса и HR;
• Организация, при необходимости, деловых поездок работников фирмы, включая заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление документов на получение виз и прочее;
• Контроль сроков выполнения поручений работников фирмы, принятых к исполнению;
• Контроль чистоты и опрятности клиентской зоны. Контроль обеспечения наличия необходимых канцелярских принадлежностей и продуктов питания клиентской зоны.

• Высшее образование;
• English Intermediate;
• Уверенный пользователь PC (Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Zoom, Телемост);
• Опыт работы в юридических или консалтинговых фирмах желателен.

Условия:

Мы предлагаем трудоустройство по трудовому договору, конкурентную заработную плату, оплату сверхурочных, ДМС со стоматологией (покрывающее детей и супругов), возможность изучать английский язык и получить сертификат по результатам обучения, корпоративное такси после окончания рабочего дня. Работа в компании с высокой корпоративной культурой.