Мы предлагаем Вам замещение вакансии «Административный менеджер» ("Офис-менеджер").

В Ваши ключевые должностные обязанности будет входить:
• заполнение и ведение базы клиентов и контактов в системе Avicom ProjectMate,
• заполнение и поддержание актуальной информации о Фирме, ее сотрудниках, клиентах и их сотрудниках в системе Avicom ProjectMate,
• проверка и редактирование записей сотрудников о времени в системе Avicom ProjectMate,
• оформление отчетных документов для выставления их клиентам Фирмы,
• внесение записей о расходах/затратах Фирмы в систему Avicom ProjectMate, оформление отчетных документов для выставления затрат по проектам клиентам Фирмы,
• ведение бюджета административных расходов Фирмы, обеспечение исполнения и контроль за исполнением бюджетов,
• отбор подрядчиков для поставки канцелярских, хозяйственных и иных товаров, необходимых для функционирования офиса, проведение закупок указанных товаров и обеспечение поставки,
• организация командировок сотрудников Фирмы и оформление отчетных документов,
• вычитка, оформление, печать, сканирование и брошюровка документов,
• ведение деловой переписки с клиентами, подрядчиками Фирмы и иными лицами, разбор общих почтовых ящиков Фирмы,
• организация документооборота Фирмы, ведение архива документов Фирмы,
• организация функционирования ряда внутренних политик Фирмы в административной области (по командировкам, использованию корпоративного такси, ДМС и пр.),
• обеспечение функционирования средств конференц-связи в офисе, офисной и иной техники,
• обеспечение функционирования входной зоны Фирмы (встреча гостей, оформление пропусков на посетителей офиса Фирмы и доставку товаров, прием и распределение звонков, приготовление чая/кофе для гостей, партнеров),
• поддержание чистоты и порядка в офисе в рабочее время,
• контроль за выполнением соответствующими работниками или службами (подрядчиками) своих обязанностей по уборке и уходу за офисом,
• согласование и внесение встреч юристов и партнеров Фирмы в календарь, ведение календаря Управляющего партнера Фирмы,
• оказание помощи при подборе вспомогательного персонала (уборщица / клининговая служба, курьер / курьерская служба, секретари и др.),
• взаимодействие с другими подразделениями Фирмы (бухгалтерией, ИТ-службой, PR-подразделением и др.), в согласованных случаях координация их работы,
• контроль за соблюдением посетителями и работниками Фирмы требований локальных актов, политик и иных правил, действующих в Фирме, в соответствии с распределением обязанностей в администрации,
• взаимодействие с курьерами, подготовка поручений и пакетов документов, сдача документов в организации / почтовую службу при необходимости,
• внесение предложений и помощь по решению административных вопросов.

Офис Kulik & Partners Law.Economics находится в бизнес-центре "Дом немецкой экономики". Вам будет предоставлено отдельное рабочее место в зоне приемной.

В компенсационный пакет входит:
• заработная плата в соответствии с трудовым законодательством + возможные премии,
• оплата полиса ДМС в соответствии с принятой в Фирме политикой после прохождения испытательного срока (3 месяца),
• пользование корпоративным такси после 22 ч. 00 м. в соответствии с принятой в Фирме политикой,
• предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, гарантий и компенсаций в соответствии с ТК РФ.