Обязанности:

1. Жизнеобеспечение офиса:

Заказ воды, продуктов, хозтоваров, канцтоваров, мебели и т.п.;

Заказ пропусков;

Поддержание уюта в офисе, контроль чистоты и порядка, заказ пропусков гостям;

Прием и распределение входящих телефонных звонков;

Подготовка переговорной для встреч;

Чай - кофе гостям (не часто)

Общение с управляющей компанией в офисе (коммуникация по всем возникающим вопросам с арендодателем, урегулирование вопросов).

Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (текучки нет), информационная поддержка сотрудников;

Контроль за порядком в офисе, поиск и вызов технических служб при необходимости, контроль работы уборщиц;

Помощь сотрудникам в организации празднования дней рождений в офисе;

Взаимодействие со всеми отделами;

Заказ новогодних подарков партнерам, детям сотрудников;

Участие в организации корпоративных мероприятий.

2.Документооборот:

Ведение документооборота организации (регистрация корреспонденции, работа с адм. договорами и иными документами, распределение документов по папкам, отделам, копирование, сканирование, архивирование, подписание документов).

Отправка и получение корреспонденции.

3. Информационная поддержка:

Планирование совещаний и встреч с партнерами;

Взаимодействие с корпоративным провайдером по предоставлению услуг связи (в случае отсутствия системного администратора);

Выполнение поручений руководителей в офисе по административным вопросам.

4. Travel-поддержки работников (оформление командировки, заказ билетов и гостиницы, при необходимости оформление визы и т.д.).

5. Работа в 1С – оформление командировок, формирование заявок на оплату АХД.

Наши пожелания к кандидату:

Высшее образование;
Опыт работы на административных позициях (офис-менеджером, секретарем, администратором, делопроизводителем);
Знание основ делопроизводства и документооборота;
Ответственность, внимательность, аккуратность, коммуникабельность, доброжелательность, опрятный внешний вид, грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения;
Опыт работы в 1С;
Уверенный пользователь ПК и офисных программ;
Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на поставленные задачи;
Умение искать и находить необходимую информацию.

Условия (бонусы), предлагаемые Работодателем:

График работы 5/2;
Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
Полис ДМС (после испытательного срока);
Доплата по больничным листам;
Компенсация спортивных занятий;
Материальная помощь при рождении ребенка, смерти близких;
Подарки детям сотрудников к Новому году;
Компенсация детских путёвок;
И другие льготы для работающих более 3-х лет.

Офис-менеджер