Офис-менеджер

«Административная поддержка работы офиса, организационно-исполнительская работа:

1. Поддержание порядка и чистоты в офисе, (контроль работы уборщиц).Прием и распределение входящие звонков.
2. Регистрация и контроль исполнения поручений руководства.
3. Закупка ТМЦ для нужд офиса (канцтовары, мебель и прочее).
4. Соблюдение требования информационной безопасности в автоматизированных системах, обеспечение сохранности персональных данных сотрудников и клиентов Общества.
5. Поиск, обработка и предоставление информации во внешних источниках информации (контрагенты, сеть интернет) по запросам Руководства.
6. Ведение и актуализация различных списков, реестров и графиков.
7. Сбор данных от сотрудников статусов выполнения поставленных задач.
8. Организация проведения совещаний и контроль участия приглашенных сотрудников.
9. Ведение протоколов совещаний и их учет.
10. Взаимодействие с арендодателем по хозяйственным вопросам.
11. Контроль телефонной связи в компании (проверка баланса на телефонах, пополнение счетов телефонии и интернета).
12. Взаимодействие с типографиями по вопросу дизайна и печати рекламной продукции.
13. Периодические поездки по делам компании (почта, банк, гос. органы и т.д.).
14. Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц и т.д.).
15. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.
16. Организация корпоративных мероприятий.
17. Прием гостей/партнеров (чай/кофе)

«Ведение документооборота»:

1. Отправка и получение корреспонденции, ведение её учета.
2. Ведение учета изданных приказов/распоряжений, контроль их исполнения сотрудниками.
3. Работа с бумажными документами: хранение, учет, согласование, ведение реестров, копирование, сканирование, сшивка, архивирование.
4. Внесение необходимых данных в различные информационные системы.
5. Взаимодействие с контрагентами по сбору, согласованию документов с контрагентами.
6. Работа с первичными учетными документами (1С 8.2, тов. накладные, счета, проведение реализаций, оформление доверенностей).

• Уверенное владение Microsoft Office.
• Навыки деловой переписки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность.
• Исполнительность.
• Ответственность.

• Рабочее место: г. Москва, ул.Касаткина 3А к.7
• Испытательный срок: месяц с момента выхода на работу.
• Оформление по ТК
• График работы 5/2(9-18ч)