Специалист по документообороту (логистике) с функциями офис-менеджера

Компания, занимающаяся оптовой торговлей кормовыми добавками, требуется специалист по документообороту для помощи отделам логистики и бухгалтерии (открыты к обсуждению названия должности) в связи с переходом предыдущего специалиста на новую должность внутри организации.

Обязанности:

Логистические функции:

• координация и контроль взаимодействия складов, экспедиторов, поставщиков и покупателей;
• создание и получение документов от складов, экспедиторов, поставщиков и покупателей;
• проверка расчетов и правильности оформления документов со складами, экспедиторами и клиентами;
• ведение Excel-таблиц, работа в 1C Управление торговлей и в системе электронного документооборота;
• подборка документов по запросу коллег и контрагентов;
• оформление документов по номенклатурным единицам товаров, ведение реестра номенклатуры, подбор сертификатов для клиента;
• помощь в оформлении документов по логистике;
• проверка расчетов со складами, тарифов и правильность взимания оплаты за складские услуги;
• работа с недостачами.

Бухгалтерские функции:

• ведение реестра всех прошедших согласование договоров, дополнительных соглашений и т.п. Обеспечение полноты и комплектности поступления договоров в подписанном виде. Сверка с бухгалтерией по полноте поступления Договоров и соглашений к ним;
• ведение табеля учета рабочего времени. Уведомление сотрудников, в т.ч. по отпускам, Ведение графика отпусков. Соглашений с сотрудниками по отпускам и дополнительных соглашений об изменениях, связанных с отпусками;
• ведение командировок сотрудников, включая оформление документов и авансовых отчетов по ним. (за исключением командировок ГД). Покупка билетов. Бронирование гостиниц. Получение документов;
• создание авансовых отчетов по корпоративным картам;
• ведение архива;
• отслеживание сроков работы электронных сервисов (Диадок, Фокус, Экстерн, ЭЦП сотрудников и т.п.).

Административные функции:

• прием и распределение входящих звонков;
• прием/отправка корреспонденции по почте и через курьерские службы;
• заказ и оформление пропусков на посетителей и сотрудников;
• жизнеобеспечение офиса (закупка канцтоваров/хозтоваров, оргтехники);
• введение документооборота с поставщиками товаров и услуг для офиса (аренда, клининг, охрана труда, ИТ и др.);
• покупка новогодних подарков для клиентов;
• организация корпоративов (в основном 2 раза в год);
• выполнение заданий руководства.

Требования:

Наши ожидания к соискателю:

• опыт работы не требуется, но приветствуется;
• энергичный и мотивированный человек, который не боится лишней работы и не цепляется к тому, что какая-то задача не входит его должностную инструкцию;
• аккуратность и внимательность в работе с документами и таблицами;
• умение работать с офисной техникой и Microsoft Office;
• неконфликтность: дружелюбное отношение к коллегам и контрагентам;
• знание английского языка и 1с (управление торговлей и/или бухгалтерия) будет существенным плюсом.

Условия:

• оформление по ТК: белая зарплата, оплачиваемый отпуск, испытательный срок 3 месяца;
• современный БЦ: чистый небольшой офис с собственной кухней, кофемашиной, холодильником и сладостями;
• годовая премия по результатам работы компании и работника;
• ненормированный рабочий день (мы не ожидаем, что придется часто перерабатывать, но требуется доступность и готовность быть на связи и/или доделать задачу после 18:00 и/или в выходной);
• присутствие в офисе, возможность удаленной работы при необходимости.

Укажите, пожалуйста, свои ожидания по заработной плате. При принятии решения, мы отталкиваемся от соотношения пожеланий кандидатов и их качеств/опыта.