Привет, друзья! Мы сервис Delegate, занимаемся подбором и обучением бизнес и личных ассистентов!
Сейчас один из наших клиентов обратился за помощью в подборе координатора/ивент-менеджера.

О проекте:

Мы делаем программу персональных изменений и развития для взрослых. Наши клиенты фаундеры и совладельцы бизнесов, топ менеджеры компаний. К нам обычно приходят деятельные люди. Активные, умные, с разными запросами — про себя и про отношения, про смысл деятельности и поиск “своих”, в поиске успеха и гармонии, радости и полноты. Мы предлагаем прийти и включиться в процесс, полный исследований, экспериментов, знаний и практик.

Для нас ключевая ценность — люди. Поэтому мы работаем с гражданами всех стран, вне зависимости от их государственной принадлежности.

Важно сказать, что это не образовательная и не терапевтическая программа. При том, что мы неустанно собираем лучшие практики и подходы к развитию человека со всего мира, наша задача — создавать исследовательскую среду, в которой каждый может обнаружить источник собственных сил, открытость новому, глубину отношений и важность радости собственной жизни.

ЗАДАЧИ:

1. Коммуникация с клиентами (обработка заявок на участие в программе с сайта, переписка и координация встреч, ведение online-чатов)

2. Координирование коммуникаций внутри компании, обеспечение членов команды всей необходимой информацией;

3. Планирование, организация и сопровождение очных и онлайн мероприятий.

РАБОТА С ЗАЯВКАМИ:

⁃ Коммуникация с кандидатами: от оперативного ответа на заявку и до завода в программу: постановка встреч, ответы на вопросы, процесс оплата,

⁃ Работа с базой кандидатов, контроль индивидуального статуса каждого, переписка.

⁃ Ведение Notion в онлайн режиме, актуализация статусов

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ:

⁃ Регулярная коммуникация с участниками: индивидуальная и анонсы в чат

- Создание и администрирование чатов(внутренних и внешних)

⁃ Закупка опросников, рассылка участникам, обработка результатов (собрать, вбить, сделать аналитику)

⁃ Ведение календарей и планирование встреч

⁃ Координирование online практик в Zoom (среда 18-20, суббота 11-13)

⁃ Присутствие на командных и проектных встречах.

- Ведение документации (оформление договоров на английском (!) языке, контроль оплаты, договора с площадками и тд)

- Коммуникация с консультантами

- Ведение бюджетов мероприятий, трекинг расходов.

- Работа в excel, power point, pdf редакторе, zoom, dropbox и проч (Редактирование презентаций, ведение посещаемости, запись практик)

- Работа с базой данных материалов.

ОЧНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

⁃ Поиск и бронирование помещения под очные мероприятия (Москва, Берлин, Дубаи, Стамбул, Лондон и тд)

⁃ Покупка билетов, бронирование отелей для администраторов и фасилитаторов.

⁃ Коммуникация с площадкой.

⁃ Разработка логистики, подготовка travel инструкций (видео/фото как дойти).

⁃ Поиск, координирование и саппорт подрядчиков (переводчики, фотографы, etc)

⁃ Реализация всевозможных специфичных идей, которые часто требуют экстренного исполнения.

⁃ Техническое оснащение и подготовка set-up

⁃ Закупка еды, канцелярки, реквизита и инвентаря

⁃ Организация кофе-брейков

- Решение всех организационных вопросов во время проведения мероприятий.

Важно:

- Свободное владение английским языком (B2 и выше)

- Готовность к командировкам

- Умение сохранять эффективность и кураж в условиях неопределенности )

Если интересно, откликайтесь!

Ивент-менеджер