Обязанности:

1. Обеспечивать функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов; обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.

2. Вести делопроизводство: прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции.

3. Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору.

4. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

5. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.

6. Формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

7. Контролировать работу технического персонала, взаимодействовать с курьерами.

8. Оформлять командировочные документы, организовывать поездки и командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.

9. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также отпуска.

10. Организация встреч, совещаний, переговоров.

11. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

12. Выполнять разовые поручения руководства, которые связаны с деятельностью предприятия.

13. Соблюдать конфиденциальность информации.

14. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

15. Следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования.

16. Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды.

Требования:

Офис-менеджер должен уметь:

— вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

— оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;

— формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;

— помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;

— поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;

— организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании;

— пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD.

Условия:

Работа в комфортном офисе в классной команде с перспективой карьерного роста.