Офис-менеджер

Компания RBI Concept приглашает на должность офис-менеджера с некоторыми задачами личного помощника. Перечень выглядит достаточно обширным, но частота звонков и встреч не в режиме нон-стоп. В офисе в будни 3-5 человек, в четверг до 12 чел. Мы работаем с крупными клиентами, поэтому в год проходит до 20-25 новых договоров или доп.соглашений. Командировки достаточно часто, на предприятия, заводы, конференции и это часто связано с подготовкой руководителя (собрать документы на подписание у заказчика, добавить сувениры, бронь отелей, покупка билетов)

Обязанности:

• Договариваться о встречах руководства с клиентами /партнерами

• Организовывать поездки (заказ билетов/гостиниц/ресторанов) руководителям

• Телефония (ответы на входящие/переключение на профильных специалистов/фиксация звонков до 10 звонков в день)

• Подготовка договоров на подписание (печать/занесение в базу сканированной версии/рассылка вовлеченным лицам)

• Отправка/получение/ведение реестра почты

• Ведение реестра/архива документов

• Заботы по офису (чай, кофе, канцелярия, пропуска, порядок)

• Организация корпоративных мероприятий до 30 чел. (предложения/согласование/координация/контроль), заказ корпоративных сувениров партнерам)

• Контроль за поздравлениями сотрудников с ДР и праздниками, профильные события (создать календарь и совместно с дизайнером готовить корпоративные поздравления)

• Создание ежеквартальных новостей о деятельности компании /рассылка сотрудникам в ТГ канале (совместно с дизайнером и маркетингом)

• Организация встреч с сотрудниками (по направлениям, проектам).

• Личные поручения директора (напоминания, запись, контроль): отдых, красота, спорт и пр.

• Ведение личного календаря директора

• Опыт работы от 2х лет в должности офис-менеджера или личного помощника;

• Умение договариваться/торговаться и добиваться поставленной цели;

• Инициативность, приветствуем если вы организуете процесс по своему, если это поможет вашей работе без ухудшения результата

• Работа в офисе Медиков 3, на территории бизнес инкубатора Ингрия (1 кабинет);
• Время работы с 9:00 до 18:00 (можем рассмотреть старт работы с 9:30 или с 10:00)
• Каждый четверг совместный бизнес-ланч с коллегами от компании;
• Скидка на обучение английскому в школе Skyeng;
• У нас дружеская атмосфера, взаимопомощь, интеллигентная команда экспертов высокого уровня