Офис-менеджер, секретарь

1. Выполняет, доводит до сведения сотрудников и контролирует выполнение сотрудниками распоряжений ГД
2. Доводит необходимую информацию до сведения ГД
3. Планирует рабочий день ГД (встречи, командировки, прием сотрудников)
4. Составляет и направляет письма, приказы, распоряжения в кругу служебных обязанностей
5. Осуществляет техническое обеспечение деятельности ГД:
- Организация ВКС
- Подготовка совещаний и заседаний (сбор необходимых директору материалов, оповещение всех участников о времени и месте совещания, повестке дня)
- Заказ гостиницы, трансфера и билетов (при необходимости) в командировках ГД; передача документов и авансовых отчетов ГД в бухгалтерию
- Обеспечение переговоров ГД с гостями (чай, кофе, распечатка материалов, ведение протоколов совещаний и встреч, подготовка сувенирной продукции для гостей)
6. Принимает документацию на подпись ГД, проверяет наличие виз согласования причастных сотрудников (при необходимости), проверяет письма, приказы на орфографию и лексику, после подписания документы возвращает сотрудникам или передает для дальнейшей работы в соответствующие подразделения
7. Организует прием, обработку (занесение в журнал передачи) и передачу документов для согласования и подписания в 341 ВП МО РФ посредством взаимодействия с заместителем ГД по внешней кооперации; контроль возврата документов
8. Обеспечивает сотрудников офиса канцелярскими принадлежностями
9. Выезжает в служебные командировки (выставки, производство в г. Выборг)
10. Закупает конфеты, печенье для переговоров и мероприятий
11. В период отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь) регистрирует входящую, исходящую корреспонденцию, обеспечивает ее своевременную отправку и получение.
12. Выполняет личные поручения ГД (оплата штрафов, закупка подарков, алкоголя, местные поездки по городу и пр.)

• грамотная устная и письменная речь
• умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты
• готовность к постоянному общению с большим количеством людей, умение находить общий язык с людьми разного склада характера
• хорошая память, стрессоустойчивость, энергичность
• позитивный настрой на работу и желание помогать людям
• хорошее знание ПК, 1C:Документооборот (обязательно!), скорость печати
• понимание деловой и корпоративной этики.

• график работы 5/2 с 9-00 до 18-00
• уровень заработной платы зависит от компетенций и опыта соискателя, оговаривается лично на собеседовании с генеральный директором, также в компании регулярно проходят индексации, выплачиваются премии
• офис в 8-ми минутах ходьбы от станции метро Чернышевская
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока
• возможны редкие командировки в Выборг (продолжительность 1-2 дня) и на выставки, где представлена наша компания (не более двух раз в год, продолжительность не более недели).