Обязанности:

- заказ билетов и номеров в отелях для командировок сотрудников через личные кабинеты компании соответствующих сервисов

- организация встреч с клиентами

- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников офиса, своевременное передача их в кадровую службу.

- поддержание и контроль порядка в офисе, контроль работы клининговой компании, обеспечение готовности офиса к работе: проверка работы оргтехники, наличия расходных материалов, канцелярских принадлежностей, своевременный заказ питьевой воды, продуктов для кофе-брейков и гигиенических материалов для санитарных комнат офиса.

- полиграфические услуги (заказ печатей, наклеек, рекламных материалов)

- работа в Excel, Word

- заказ товаров для нужд компании (Ozon, Wildberries, магазины электроники)

- отслеживание сервисов для бизнеса (Топливные карты (ППР), Яндекс 360 почта, Мобильный оператор (Мегафон, МТС и т.д.), передача показаний приборов учёта)

- отслеживание оплат страховых полисов, имеющегося парка автомобилей компании

- работа с курьерскими службами и транспортными компаниями (СДЭК, ПЭК, Деловые линии и т.д.)

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, передача на подпись, сканирование, размещение на сервере, обмен оригиналами)

- контроль документооборота в бумажном и электронном виде

- работа с сервером (размещение документов на сервере согласно регламента)

- оформление, отправка и получение почтовых отправлений (а/я, юридический адрес)

- оформление электронных писем на бланке компании согласно регламента и размещение их на сервере

- работа со страховыми компаниями и сервисными центрами (запрос счетов, поиск наиболее выгодного предложения, подготовка пакета документов для регистрации страхового случая, запись на ТО)

- подготовка доверенностей для сотрудников компании (получение ТМЦ, представление интересов компании)

- сканирование и размещение документов на новых сотрудников, внесение в списки (страхование, дни рождения, прививки)

-приобретение подарочных карт сотрудникам компании, организация (заказ) корпоративных мероприятий для компании(Новый год, юбилей компании и т.д.)

- ведение реестра договоров и статуса исполнения контрактов (внесение сведений о заключенных договорах, наличия страхования, банковских гарантий, обеспечения, актуализация данных о суммах, сроках, объемах выполнения)

- ежеквартальное проведение инвентаризации в части офисного оборудования, инвентаря, мебели и прочего

- выполнение поручений руководителей

Проезд по рабочим моментам, оплата моб.связи за счёт компании.

Требования:

- Опыт работы на аналогичной должности от 1 года (желательно);

Навыки делопроизводства и ведения документации;
Знание офисных программ (MS Office, Microsoft Excel, электронная почта и т.д.);
Коммуникативные навыки, умение работать в команде.
Ответственность, внимательность;
Грамотная устная и письменная речь;
Навык деловой переписки.

Условия:

Официальная з\п 2 раза в месяц;
Оформление по ТК РФ;
Работа в комфортном офисе
График работы с 09:00 до 18:00 сб, вс - выходной

Офис-менеджер